機密文書の保管やシュレッダーによる破棄等の管理の実態は?

2015年2月24日

社内に機密書類はちゃんと格納されていましたか?

企業の機密情報流出が、ニュース等でよく取り上げられていますよね。機密文書やデータ流出の問題が生じないように、企業ではルールを設け、管理している所が実際に増えて来ています。機密文書等をオフィス外に持ち出さないように徹底したり、破棄する時はシュレッダーで必ず裁断してから捨てるようにしているようです。では現在、どのくらいの割合で機密文書等の管理がなされているものなのでしょうか。

そこで、オフィス勤務のある人に、保管等をどうしていたか、アンケートを取ってみました。


【質問】
【オフィス勤務経験のある方】社内に機密書類はちゃんと格納されていましたか?

【回答数】
されていた:69
されていない:31

企業にとって重要な問題!格納していた所が約7割!

アンケートの結果、機密文書の格納をしていた所は、7割近くになっています。しっかり取組んでいる企業が多いようですね。

・機密性の高い仕事をしていたので、取り扱いの厳密さは当然のことでした。
・鍵付きの棚があって、開けるたびに記録をつけないといけなかった。
・情報管理に厳しい会社なので、大切な書類は施錠のできるロッカーに入れておかないといけないルールがあるからです。
・他社のお金を扱う会社だったので、総務経理で働いていた時は、重要書類は暗証番号が必要な金庫などに格納されていました。

機密文書等の取扱いに関して、徹底している所が多く、保管方法として鍵付きの棚やロッカー、金庫等にしまっているという声も多くありました。また、開けるたびに記録をつけたり、特定の人しか解錠出来ないようになっている所もあるようです。企業にとって、機密文書の取扱いはそれほどに重要事項であることが伺えます。きちんとルール化し、実施している様子が分かる結果となりました。

それでも機密文書が格納されていない所もまだまだ多い!?

一方で、機密文書が格納されていない所は、3割を超えていました。

・大事な書類でも結構いろいろな所に雑に置かれていたことがあった。
・されてはいなかったですね。本来ならきちんと鍵をしていなければならない個人情報のファイルなどもありましたから。
・そういった面はかなり曖昧になっています。よくないとは思いつつ、でしょうか。
・自分が扱う書類や身の回りの書類に関しては、鍵のかかる棚に格納していましたが、全ての機密書類が格納されていたかというとされていませんでした。監査が入る前に慌てて鍵のかかる棚へ移動させたり、よく見かけましたね。

機密文書の取扱いが、結構雑になっているところが多いようですね。一定の保管場所でなく、あちこちに置かれているなど杜撰な状態のようで、会社としてのルールがないのか、機密文書の管理に関心が薄い様子が伺えます。また、取扱いに関して、曖昧だったという声もあり、企業によって情報管理の取組みに大きな違いがあるのかもしれません。

徹底した管理をする企業が多いが、していない企業もまだまだ多い

今回のアンケートでは、機密文書の格納をきちんとしている所が多いことが分かる結果となりました。その反面、まだまだ取り組んでいない企業が3割を超えていて、情報管理に関心が薄い所も多いのは確かなのかもしれません。
監査が入る前に、機密文書を慌てて施錠出来る所に格納していたという声がありましたが、しなければならないことだと分かっていても、普段の管理がなされておらず、今後に課題を残している企業も多いようです。

調査地域:全国
調査対象:年齢不問・男女
調査期間:2015年2月4日~2月11日
有効回答数:100サンプル


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