ビジネスマンなら経験アリ!?機密文書の処理ってどうするの?

2016年3月29日

あなたは機密文書の処理に困ったことがありますか?

仕事の現場では、機密文書を扱う場面に出くわすケースもあるでしょう。
そのような時に気になるのが、機密文書の処理です。
機密文書の扱い方を誤ってしまうと、大きな問題に発展しかねないでしょう。
そこで、働いているビジネスマンの方々が、これまでに機密文書の処理で困ったことがあるのかどうかについて、調査してみました。

【質問】
あなたは機密文書の処理に困ったことがありますか?

【回答数】
いいえ:65
はい:35

実は簡単!?機密文書の処理に困らない理由

機密文書の処理の困ったことがあるかどうかについて調査したところ、
いいえという回答が一番多い結果となりました。

・処理する方法は決まっているので、それに従い実行するのみです。(20代/男性/契約派遣社員)
・書類の種類によって、保管場所や保管期間など細分化されて決められているのでルールに従って分別していくだけで処理に困ることは無いです。(40代/男性/会社員)
・そこまで重要な情報を扱っている文書を扱った経験がないので、困ったこともない。(20代/女性/契約派遣社員)

機密文書の扱いで困ったことがないという回答の多くには、きちんとルールが決められていて、その方法に従って処理するという内容がありました。
機密文書の扱いは、個人の一存では決められないものです。
職場で文書の扱いをきちんと取り決められているかどうかが、処理に困るかどうかの分岐点となるようです。
また機密文書を扱う権限がないという答えもありました。
しかしいずれは、機密文書を扱う立場に立つかもしれないため、油断はできませんね。

こんな時困る!機密文書の処理に困った場面

機密文書をどのように扱ったいいのか、困った経験があるという意見もあります。

・今の会社に入ったばかりの頃、なんとシュレッダーがなくて、給与関連の不要書類やミスした書類をどうしてよいかわからず、鍵付き戸棚にため込んでいました。(40代/女性/会社員)
・カルテ庫にて管理するのも施錠が必要だし、いろいろと面倒くさい。(40代/男性/会社員)
・CD関係が、今ではシュレッダーが有りますが、過去は無かったので、完全にバラバラにしないといけなかったので、困りました。(40代/男性/契約派遣社員)

機密文書の管理で困るのが、きちんとルール化されていない場合です。
どのように機密文書を処理すべきか決められていないため、その場しのぎで済ましてしまうということもありそうです。
また、機密文書の管理が厳重すぎて、面倒なのも問題です。
機密の情報をしっかりと守りつつ、かつ簡潔であることが必要なようですね。
その他、機密情報のデジタル化にも注目できます。
CDなど紙以外の情報媒体に対しては、これまでの対処法では通用しないケースがあります。

心掛けたい!これからの機密文書処理ルールの策定

機密文書の扱いに困るかどうかは、職場によって大きな違いがある事がよく分かりました。
きちんと規則が定められている職場では、処理に困る問題は少ないですね。
業務の全てをルール化するのは難しいものの、機密文書の処理に関してはきちんとしたルールが不可欠でしょう。
またビジネスで扱う情報が、アナログからデジタルに変わりつつあります。
これからデジタルの時代を迎えるにあたり、機密文書の処理方法についても、改めて考える必要性がありそうですね。

■調査地域:全国
■調査対象:【職業】契約派遣社員 会社員 会社役員 公務員
■調査期間:2016年03月01日~2016年03月15日
■有効回答数:100サンプル

あなたは機密文書の処理に困ったことがありますか?

【はい】
・金融機関にいたとき、成り行きで権利証を預かった。正規の預かりを出せるものではなかったので、片が付くまで会社のカギ付きのロッカーに入れておいて返却した。ただし、もう時効の話ですね。(50代/男性/会社員)
・シュレッダーにかけなければいけないけれど、重要で後々必要になりそうなものをどうすればいいか悩みます。(30代/女性/会社員)
・部下の評価に関する文章でした。特に保管庫もない状況で絶対に部下には見られてはならず、かつ今後の評価基準にもなるので排気するわけにも行きませんでした。上司に保管をお願いして解決しています。(30代/男性/会社員)
・社外秘にも関わらず、長年屋外倉庫に放置されていた書類の山。経費削減の為溶解処理に出せず、手作業でシュレッダー処理させられた。(20代/男性/会社員)
・シュレッダーがないですし、どのように処分しようか悩みました。(20代/女性/会社員)
・わたしは機密文書の処理に困ったことがあります。ずいぶん昔の話ですが。(30代/女性/契約派遣社員)
・特に自宅での処理が困りますね。職場ですとシュレッダーが備えられていますので安心なのですが、自宅ですと塗りつぶすにもハサミで裁断するにも少し手間がかかりすぎて困っています。(40代/男性/会社員)
・法律で定められた期間を過ぎているのに、上司が廃棄したがらないとき。(30代/女性/会社員)
・社内で同僚から「これ処分しておいてね。」等と頼まれた時には困ります。明らかにその上司たちの印が押してある場合や秘密と記載されている場合には、処理した私に責任が生じるので、本当に処理して良いのかどうかに疑問が生じるからです。しかしその指示にも従わなくてはならないと考えると大変困ってしまいます。(40代/女性/会社員)
・海外出張のために印刷したドキュメントを出張先から自宅に持ち帰り、重いので会社に持って行かなかった。(50代/男性/会社員)
・書類の量が多すぎてシュレッダーにかえけるのが面倒なことがあるので(40代/女性/契約派遣社員)
・処分すべき機密文書の量が非常に多く、処理しきれない程の量があり処分するのに大変困った事があった。(60代/男性/契約派遣社員)
・処理しておくべきものがしてなかったり、しておいてと言われたものを本当に処理していいのか悩ます(30代/女性/会社員)
・不特定多数が出入りすることが多い職場なので、なかなか安心ができない(30代/男性/会社員)
・紙媒体の保管になっているのでどこに持って行ったとかの問題があったときがある。(20代/女性/会社員)
・機密文書の処理に困ったことがあるのではないかと思っています。(50代/男性/会社員)
・大量の書類の束を纏めて処理できるだけの設備が無かったので、社員総出により手で書類を破って捨てたことがありました。(30代/男性/会社員)
・機密情報の書類の枚数があまりにも多かったため、一度に処分するのに時間がかかったことがある。(30代/男性/会社員)
・よく困ります。処理方法の指定してあるものはもっとも困ります。(30代/男性/会社員)
・分厚い製本された資料の処分に困りました。ちぎってシュレッダーにかけました(20代/女性/会社員)
・顧客情報は一番気を使うものだが、実際はコピーに失敗したものを処分するのに困ったり、古いファイルを整理するのにどうやって捨てようか悩んだりする。(20代/女性/会社員)
・サーバのハードディスクのデータ消去ができず、処分にかなり困ったことがある。(30代/男性/会社員)
・CD関係が、今ではシュレッダーが有りますが、過去は無かったので、完全にバラバラにしないといけなかったので、困りました。(40代/男性/契約派遣社員)
・機密文書だけどいつ処分していいものか迷うときがあり、その時どうしたらいいかわからなくなるから(30代/女性/会社員)
・シュレッダーが1台しかなく、事務所から遠い場所にあるので面倒くさそう(30代/女性/会社員)
・シュレッダーをかけてもいいものか、取っておくものかなどは悩んだことがあります。(30代/女性/会社員)
・今の会社に入ったばかりの頃、なんとシュレッダーがなくて、給与関連の不要書類やミスした書類をどうしてよいかわからず、鍵付き戸棚にため込んでいました。(40代/女性/会社員)
・管理部に所属しているので、社内外の秘密事項の資料を作成しています。誰もいない時を見計らってシュレッダーにかけます。(40代/男性/会社員)
・基本的に外部に持ち出さないなどの会社の社内規定に従って管理しているので、特別困ることはないと思っているから。(30代/男性/会社員)
・たまるばっかりの紙の書類などについてやっぱり扱いが難しいところだと思います(20代/女性/会社員)
・自分が業務で得たノウハウを記したノートなどに記載されている内容に、機密が含まれているかどうかの線引きがあいまい。結構量がある上、どれが必要でどれが不要かの整理もつかないので未だに捨てられずにいる。(50代/男性/会社員)
・カルテ庫にて管理するのも施錠が必要だし、いろいろと面倒くさい。(40代/男性/会社員)
・以前の会社では「客先からの図面などが不要になったらシュレッダーにかける」と教わってきたが、今の会社にそういう意識が無い(40代/女性/会社員)
・けっこうな量の機密文書だったがそのまま捨ててしまうわけにもいかなかったから。(20代/女性/会社員)
・昔、機密文書管理書庫が溢れていたのですが、処分の許可が下りなかったから。(30代/男性/会社員)

【いいえ】
・ルール通りに扱うしかありません。変に自分で判断しようとすると困ることはあるでしょうが、取り扱いルールをまもればいいのです。(50代/男性/会社員)
・まだ、そこまで重要な機密事項に触れさせてもらえてないこともあるが、自分で判断して紙媒体でこれは見られてはいけないと思うものは、確認したあとにすぐ処理するように心がけている。(40代/女性/契約派遣社員)
・施錠付きのロッカーに入れるか、シュレッダーをするかで対応しているので、困ったことはないです。(20代/女性/会社員)
・機密文書はルールに基づき完全に削除しなければならないので困ることはない(40代/男性/会社員)
・基本的にはシュレッダーをかけるルールなので困ったことはありません。(30代/男性/会社員)
・機密文書は会社で殆ど扱った事がないので、特に感じた事はありません。(30代/女性/会社員)
・私は職場で役職についているわけではなく、ただの常勤として働いているので機密文書をそもそも取り扱ったことがないのでわかりません。
周囲で機密文書を取り扱っている様子に遭遇したこともありませんので、想像がつきませんでした。(20代/女性/会社員)
・まだそういう仕事も処理をしてないから。分からないですよ。やるようになれば分かります(30代/男性/契約派遣社員)
・機密情報に関してはすぐに処理するので、自分の所で処理に困ることはありません(30代/男性/会社員)
・大量の機密文書をシュレッダーにかける時は、漏れが無いように大変でした。(20代/女性/契約派遣社員)
・機密文書の処理にはすべてシュレッダーを使用しているので困っていない。(30代/男性/会社員)
・会社は結構明確なルールが設定されているため、困ったことがありません。(20代/女性/会社員)
・機密文書はすぐにシュレッダーにかけてしまうので、困ることはない。(20代/女性/会社員)
・処理する方法は決まっているので、それに従い実行するのみです。(20代/男性/契約派遣社員)
・機密文書の処理は上司のみが行うことが出来るので携わったことがないから。(20代/女性/会社員)
・機密文書を扱うような偉い地位にはなっていないから、困りません。(30代/男性/会社員)
・機密文書の処理に困ったことがありません、処理の方法は規定されていますから(30代/男性/会社員)
・すべてシュレッダーにかけるようにしているので、困ったことはありません。(30代/男性/会社員)
・個人情報が載ったいらない用紙は、シュレッダーするように徹底されており、また帳票類の管理もこまめに決められているため、そのような場面になることがない。(30代/男性/会社員)
・たいがい、シュレッダーにかける。ただまだ見る可能性がある場合はしばらく手元におく。なくさないように気をつけている(40代/女性/会社員)
・自分が扱う書類については、きちんと処理できているので特に困ったことはありません。(30代/女性/会社員)
・機密文書は全て経理の人にまかせているので、その人に全て委ねています。(30代/女性/会社員)
・困った場合は上司等に相談しますので、困った経験はありません。(40代/男性/会社員)
・シュレッダーは自分でやっているので、その他の重要書類は外部に委託しているので。(30代/男性/会社員)
・そういう機密書類を扱う部署ではないので扱いに困ったことはない(20代/男性/会社員)
・ないですね。あまり関わることもないですしね。気楽な立場ですよ!(40代/男性/会社員)
・私は、今まで仕事をしていくなかで、特に困ったことはありません。(40代/女性/会社員)
・まだ、機密事項文書を処分する様な立場にない為に。処分をした事がないので。(30代/男性/会社員)
・処理規定が整備されているので幸いな事に機密文書の処理に困ったことは有りません。(20代/男性/会社員)
・困ることは無いです。不要な物は、さっさとシュレッダーにかけてしまうので。(30代/女性/会社員)
・機密文書を扱えるポストではないので、管理したことがないためです(40代/女性/会社員)
・基本的にセンターファイル化するか個人でシュレッダーにかけてしまうため、あまり困る場面がない。メールでも機密事項については注意深く送信するため、特に心配がない。(20代/女性/会社員)
・そこまで重要な情報を扱っている文書を扱った経験がないので、困ったこともない(20代/女性/契約派遣社員)
・別に困るようなことはなかったので気にしないですし、大丈夫だと思います(30代/女性/会社員)
・破棄して良いものは破棄しているので。処理に困るという意味がわかりません。(40代/女性/会社員)
・機密文書の処理については規程があるので、それに従って処理しているから。(40代/女性/会社員)
・職場では機密文書の処理方法が明確に決められているため困ったことはない。(40代/男性/公務員)
・厳重に管理されているため、特にその処理で困ったことは発生していません。(40代/男性/会社員)
・自分の中に機密文書の管理をする仕組みができあがっているので、そのルーチンにしたがって処理するだけです。処理に困るか否かは「決め」と「覚悟」の問題だと思います。(40代/男性/会社員)
・社内規範にのっとって粛々と処理するだけですので、困ることはありません。(40代/男性/会社員)
・電車に乗るときや外出するときなども絶対に手元から離さないようにしているため。(20代/女性/会社員)
・機密文書を扱う部署での仕事をしておらず、触れる機会もないため。(20代/女性/会社員)
・会社の文書は全てシュレッダーにかけて処分しているようにしています。(50代/女性/会社員)
・機密文書をそれほど預かったことが無いので、困った経験がありません。(30代/男性/会社員)
・処理に迷ったときは、自己判断せず、上司に常に確認しますので困りません。(30代/男性/契約派遣社員)
・機密文書の処理に困ったことはありません。機密文書の処理に関するマニュアルがあるので(30代/男性/会社員)
・廃棄書類は速やかにシュレッダーにかけ、わからないことは上司に指示を仰ぐので、機密文書の処理に困ったことはありません。(30代/女性/契約派遣社員)
・シュレッダーで充分対応できています。それ以上の機密には触れていません。(40代/男性/会社員)
・私が現在勤めている会社は、個人情報や機密文書の処理についてはすべてマニュアル化されているので、特に困るようなことはありません。(40代/男性/会社員)
・機密文書を扱う仕事に就いていないので、困ったことは今まで一度もありませんでした。(20代/男性/契約派遣社員)
・職場にシュレッダーが置かれており、いつでも安全に処理できるから。(30代/女性/公務員)
・厳重に管理されているため、特にその処理で困ったことは発生していません。(40代/男性/会社員)
・機密文書はきちんと管理されているので、直接触れたことはない。(40代/女性/会社員)
・とにかくルールにそってやっているしかないので特には困ったケースはありません。(50代/男性/契約派遣社員)
・機密文書は、徹底管理されており処分するときもすぐにシュレッダーにかけるので、処理に困ったことはありません。(30代/男性/会社員)
・特に困ったことはありません。しっかりデータとして入力した書類物には、パスワードをかけ、セキュリティー強化をしています。(20代/男性/会社員)
・機密文書そのものを会社の身内であっても絶対に見せるようなことはしないから。(30代/男性/会社員)
・書類の種類によって、保管場所や保管期間など細分化されて決められているのでルールに従って分別していくだけで処理に困ることは無いです。(40代/男性/会社員)
・できる範囲のこと(データ自体を削除した後、ごみ箱もクリーンにするなど)は、行っているため。(20代/女性/会社員)
・何かあって自分のせいにされては困るので、機密文書は社内ルールにのっとって保管、管理するようにしているので。(40代/男性/会社員)
・処理に困ったことはありません。捨てれば良いことです。可燃ゴミの収集車が来たタイミングでゴミだしをすれば絶対大丈夫です。(40代/男性/会社員)
・全て、シュレッダーに掛けるかまとめて誘拐処理をすることになっていますので。(40代/男性/会社員)
・機密文書の処理とか、ちゃんとマニュアル化されているのでこまることなし(30代/男性/会社員)
・秘密文書を扱う仕事などはほとんどなく、困ったこともないから。(20代/女性/会社員)
・自己判断だが、自分の性格的に用心深いところがあるが、自分のモノサシでなんでも捨てるようにしている。(20代/女性/公務員)


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