誰が行う!?機密文書のシュレッダー処理

2016年3月29日

あなたは機密書類を自分でシュレッダーにかけていますか?

機密文書を処理するため、シュレッダーを備えているオフィスは多くあるでしょう。
そこで注目したいのは、誰が機密文書をシュレッダーにかけているのかです。
実は職場によって、誰がシュレッダーをかけるのかの事情が違うようです。
働いている職場によって、扱い方に違いが見られますよね。
そこで、シュレッダーでの機密文書の処理について、アンケートで調査しました。

【質問】あなたは機密書類を自分でシュレッダーにかけていますか?

【回答数】
はい:73
いいえ:27

自分で処理するもの?機密文書をシュレッダーで処理

機密文書を処理するなら、やはり自分でシュレッダーを使うという意見が多くありますね。

・自分でシュレッダーにかけています。人に頼むのも面倒くさいので。(30代/男性/会社員)
・プリントアウトした機密書類は自分でシュレッダーにかけること、また、定期的にチェックが入るルールだから。(20代/女性/会社員)
・今は小さな会社に所属しており、人事データや労務データは任されているので、私自身で判断します。大きな会社にいるときは、上司の確認後に自分で行っていました。(40代/女性/会社員)

機密文書を処理するにあたり、そもそも自分で処理するのが基本と考える人は多いですね。人にわざわざ処理してもらうのも面倒だから、自分でやってしまうとの意見もあります。機密文書に触れている自分が自ら処理するなら、確かに余計な手間がかかりませんよね。また職場の規則で、書類を扱っている人物が処理する取り決めもあるようです。
その場合は、職場のルールに従う必要があるでしょう。
特に小さな規模の職場では、機密文書を扱うそれぞれの人物に、判断が任されているといった事情がありそうですね。

納得の理由!機密文書を自分では処理しないワケ

調査の結果では、自分で機密文書を処理しないという回答は3割弱でした。

・機密書類を自分でシュレッダーにかけていません。それ用のゴミ箱があります。(30代/男性/会社員)
・保健所より3年間の保管を義務付けられている書類が多いので、処理の際はまとめて外部の業者へ委託しています。(40代/男性/会社員)
・紙よりもデータベースで話を進めることが多いため、機密書類としての扱いはあまりないから。(20代/女性/契約派遣社員)

機密文書の処理の方法について職場で定められている場合、その方法に従う必要があるでしょう。
自分でのシュレッダー処理ができないルールであれば、規則に従うのが賢明です。
また、処理すべき機密文書が多すぎるため、業者に処理を任せるのも理由の一つのようです。
大量の処理すべき書類があると、とてもシュレッダーでの処分では間に合わないでしょう。処理漏れというトラブルもあるため、まとめて業者に任せたほうが安心といった考え方もできますね。
そして、紙の書類が少なくなっていることも、自分で処理しない理由のようです。
デジタルデータの処分にはシュレッダーは必要ありませんよね。

確認が大切!各職場でのシュレッダー処理方法がある

仕事で機密文書を扱っている人は、自分でシュレッダーを使って処理した経験があるという人も多いですね。
やはり、手っ取り早く自分で処理する場合が多いようです。
それでも、職場での規則がどのようになっているのか、あらかじめ確かめなければなりません。
誤った処理方法では、責任が問われる可能性があります。
職場によっては、まとめて業者に処理を任せる場所もあり、事前確認が大切ですね。
また今後は、オフィスの機密文書管理にコンピューターが使われる職場が増えることが考えられるため、もしかするとシュレッダーで機密文書を処理する作業は無くなるかもしれませんよ。

■調査地域:全国
■調査対象:【職業】契約派遣社員 会社員 会社役員 公務員
■調査期間:2016年03月01日~2016年03月15日
■有効回答数:100サンプル

あなたは機密書類を自分でシュレッダーにかけていますか?

【はい】
・住所や個人情報が書いているものについて、いつもシュレッダーに入れています。(20代/女性/会社員)
・自分で判断してシュレッダーにかけることにしている。少しでも住所や本名などがバレるのは怖いから。(20代/女性/公務員)
・機密書類なので確認を行ったら速やかに自分でシュレッダーをかけます。(30代/男性/会社員)
・小規模な事業所なので、その都度自分で処分しないといけないから。(40代/男性/会社員)
・個々の仕事に関して、個々で処分してよいというルールがあるので。もちろん処分して良い書類の範囲は決められています。(50代/男性/契約派遣社員)
・ありとあらゆる機密書類は自ら立会人を立てて、その目の前で直接シュレッダーにかけて処分している。(60代/男性/契約派遣社員)
・だいたいの書類はシュレッダーにかけています。分厚い書類はまとめてボックスですが。(30代/女性/会社員)
・職場内に小型のシュレッダーが配置されているので、ときどき自分でやっている。(40代/男性/公務員)
・秘密として管理されているものなので、人目につく廃棄の仕方では意味が無いから。(40代/男性/会社員)
・自分出かけることも多いが、人に頼むこともあります。社内規範にのっとって処分することになっています。(40代/男性/会社員)
・社内の書類管理は私がしているので、不要だと言われたものは必要に応じてシュレッダーにかけます。(40代/女性/会社員)
・会社で決まっているので必ずシュレッターにかけなくてはいけないことになっているので(40代/女性/契約派遣社員)
・誤って処分してしまうのを防げるからです。シュレッダーにかける用の書類は、すぐにはかけず2~3日置き、更に、シュレッダーにかける直前に、本当にかけていいか「自分で」再確認しています。(40代/女性/会社員)
・自分でシュレッダーにかけています。人に頼むのも面倒くさいので。(30代/男性/会社員)
・機密書類を自分でシュレッダーにかけているのではないかと思います。(50代/男性/会社員)
・クレジットカードの明細書や、住所などが明記されている紙は、特にします。個人情報は、怖いので、しっかり削除します。(20代/男性/会社員)
・誰が見るかわからないので、自分でしっかりと処分している。上司は私に押し付けてくるけど。(20代/女性/契約派遣社員)
・人に任せて、万が一処理されずにそれが外部に漏れたりするようなことになれば、自分が責任を問われかねないので。(40代/男性/会社員)
・自分でかけずに人にやってもらって見られるのは気が引けるから。(20代/女性/会社員)
・溜めていくと、どんどん情報漏洩の可能性が増えるので、随時シュレッダー使っています。(30代/男性/契約派遣社員)
・機密書類を処分する時は、自分でシュレッダーをかけています。誰かに頼んだりすることは絶対にありません(30代/男性/会社員)
・書類の重要度合にかかわらず、書類は定期的にシュレッダーにかけています。理由としては、持っていても見る機会が無い、資料を保管するキャビネットの整理を兼ねているといったところです。そして、一番の理由は、書類をその場で覚えるクセが付くことで、情報の定着と機密保持を同時に達成できる一石二鳥の方法が身につきます(30代/男性/会社員)
・機密書類を処分するときや必要が無くなったら、自分で責任を持ってシュレッダーにかけています(30代/男性/会社員)
・機密書類を自分でシュレッダーにかけています、社外秘マークついているやつは会議後シュレッダー(30代/男性/会社員)
・プリントアウトした機密書類は自分でシュレッダーにかけること、また、定期的にチェックが入るルールだから(20代/女性/会社員)
・やってくれる秘書も部下もいませんし、自分で始末をつけるのは当然です。(40代/男性/会社員)
・会社の命令で機密書類は用が済んだらシュレッダーにかける様に言われているので、自分でシュレッダーしています。(30代/男性/契約派遣社員)
・口座番号が書いてあったり、個人情報がはいっているものは、細かくして処分します。(20代/女性/会社員)
・個人情報が載った書類などは、必ず自分の手でシュレッダーにかける。(20代/女性/会社員)
・机を整理するタイミングは自分で決めているので、機密書類が出てきた場合は自分でしている。(30代/女性/会社員)
・今は小さな会社に所属しており、人事データや労務データは任されているので、私自身で判断します。大きな会社にいるときは、上司の確認後に自分で行っていました。(40代/女性/会社員)
・職場にシュレッダーがあるので、機密書類は自分でシュレッダーしています。(20代/女性/会社員)
・いや、基本的には危ない書類がほとんどですから、やっぱりきっちり自分で処理しますよ。(50代/男性/会社員)
・会社内に大きなシュレッダーが設置してあるので,いつでも使うことができます。便利です。(30代/男性/公務員)
・人に任せると確実にシュレッダーにかけてもらえるか不安だし、万が一間に必要な書類が挟まっていると困るので、自分で確認しながらかける。(20代/女性/会社員)
・ダイレクトメールで届く自分の住所氏名が記載されたものや、コンビニエンスストアの領収書など、自分の個人情報に繋がるものは全て機密書類として捉えていますので、重要書類以外であっても殆ど全てのものをシュレッダーにかけて、自分の身を守るように気をつけています。(40代/女性/会社員)
・個人の名前が入った書類を作成することが多く、その量もかなりのものになるため。また、自分でシュレッダーにかける方が安心なので。(30代/女性/会社員)
・他の人に任せたらわからなくなるし、確実に消したいから、自分でかけています。(20代/女性/会社員)
・機密情報や個人情報が他人に洩れると怖いので、シュレッダーにかけて処理することで防いでいます。(20代/女性/会社員)
・うちの会社では、機密書類はそれぞれ各人が自分でシュレッダーにかけているからです。(40代/男性/会社員)
・私の会社は重要な個人情報を扱っているので、機密情報はすぐにシュレッダーしています。(30代/男性/会社員)
・自分が扱っている書類は全て自分で処理しています。他の書類は事務員が処理しています。(30代/女性/会社員)
・誰かに任せたりするのではなく、自分の仕事で発生した機密書類に関しては、自分で処理しています。(30代/女性/会社員)
・自分で取り扱う責任のある案件での機密文章は自分でシュレッダー排気しています。(30代/男性/会社員)
・他人に任せると、ほんとにシュレッダーしてくれるのか心配に思うので。(30代/男性/会社員)
・自分が印刷した資料はもとより、放置してある資料についてもかけています。(30代/男性/会社員)
・他人に自分の機密書類をシュレッダーにかけることを頼むことはありません。何か問題が起きても困るし。自分の機密書類は自分で処理するべきだ。(30代/女性/契約派遣社員)
・自分の物ですから。自分で極力やるようにしていますよ。当然ですが(30代/男性/契約派遣社員)
・人に頼んで情報漏洩になったら私自身も頼まれた相手もどちらが悪いとかで問題になるから(30代/女性/会社員)
・自分でシュレッダーをかけるのが当たり前だと思っているからです。(30代/男性/会社員)
・第三者にみられてはまずいので、自分でしっかりとシュレッダーをかけます。(30代/男性/会社員)
・機密文書は自分でシュレッダーにかけないととても不安になります。(20代/男性/会社員)
・自分で扱った機密事項は自分で廃棄する。慎重に扱わないといけない。(20代/女性/会社員)
・ある程度貯まってしまったときに自分でかけています。頼むのが面倒なので。(30代/女性/会社員)
・破棄したいと思った時に自分でシュレッダーするのが一番安心だから。誰かに頼んで、シュレッダーをしてくれるまでに情報が漏れたり何かあっては困る。(40代/女性/会社員)
・機密書類は人に渡すと他の人に内容が漏れてしまってはダメなので自分でシュレッダーにかけるようにしています。(30代/男性/会社員)
・機密書類であったとしても、処分前にチェックして業務に支障がなければ処分を行う。(30代/男性/会社員)
・特に個人情報はシュレッダーにかけるよう心掛けている。紙類は特に。(30代/女性/会社員)
・自分で取り扱い、確認した物は、最後まで責任を持つことが重要であるため。(40代/男性/会社員)
・但し、分量が多くなった場合は、機密文書廃棄業者に一括委託することもあります。(40代/男性/会社役員)
・手で破り捨ててゴミ収集日に出しても、個人情報流失が怖いので、個人情報がある機密書類はシュレッターをかけるよう心掛けています。(50代/男性/会社員)
・自分で取り扱っているものの中にはそういうのが多いのでやっています(30代/女性/会社員)
・今のご時世、ゴミも漁られる可能性が……。そんなに大事なものもないが、どこから情報が漏れるかも分からないし、用心するに越したことはないから。(40代/女性/契約派遣社員)
・人に機密書類をシュレッダーにかけるのを頼むのは面倒くさいから。(30代/男性/会社員)
・住所や口座番号が書かれたものは、必ずまとめておいて、シュレッダーにかけています。(30代/女性/契約派遣社員)
・個人情報を扱う仕事なので不要になればシュレッダーにかけます。(20代/女性/会社員)
・シュレッダーにかけるルールがあり、万が一普通にすてて後で情報漏洩とかなったらこわいから。(40代/女性/会社員)
・私は、自分の機密書類は、自分で会社のシュレッダーにかけています。(40代/女性/会社員)
・あまり見られると好ましくないような内容であるため、見られる前に処分を心がけている。(30代/男性/会社員)
・他の人には絶対に頼むことができないもので、機密文書というよりは、自身の間違いを隠すためでもあります。(40代/男性/会社員)
・仕事で頼まれることが多いので、ほとんど毎日書類をかけています。(20代/女性/契約派遣社員)
・事務雑用の係りなので機密書類は必ずシュレッダーにかけて破棄しています。(20代/女性/会社員)
・自分でやった方が確実に機密事項を抹消できるから。他の人に任せたくないから。(30代/女性/会社員)

【いいえ】
・時間が空いた人がこまめにシュレッダーするようにしていますので、必ずしも私がしているわけではありません。(30代/女性/会社員)
・会社にシュレッダーがないため、手で細かくちぎって、何度かに分けて処分しています。本当はシュレッダーの方が確実でもっと細かく刻むことができるので使いたいのですが、現状会社側が必要としていないためです。(30代/女性/会社員)
・そんなに重要な書類を扱うことがないので、機密書類のようなものはシュレッダーしない。(30代/男性/会社員)
・保健所より3年間の保管を義務付けられている書類が多いので、処理の際はまとめて外部の業者へ委託しています。(40代/男性/会社員)
・自分は、シュレッダーをかけたりする作業がある部署ではないから(20代/男性/会社員)
・家にシュレッダーがないのとそれほどの機密書類を処理するチャンスもないから。(50代/女性/契約派遣社員)
・シュレッダーにかけるのは、事務員がやると決まっているため。また会社のシュレッダーは1箇所にしかないため。(20代/女性/会社員)
・私自身ではかけず、経理の人に通してからその人がシュレッダーをかけています。(30代/女性/会社員)
・シュレッダーにかける書類をまとめて置く場所があり、担当が最後にまとめてシュレッダーにかけるので自分ではしない。(40代/女性/契約派遣社員)
・自分で勝手にはやらないですね。確認とってから誰かがシュレーダーしていますよ(40代/男性/会社員)
・機密書類専用のボックスが設置してあり、郵便ポストのような形状の為、一度入れると取り出すことは出来ない。
機密書類は必ずそこに入れるように指導されており、月に一度、会社が契約している機密書類専用の倉庫に送られる。(40代/女性/会社員)
・職場では、個人情報を取り扱う機密書類が大量に出るため、全員分を段ボール箱にまとめて入れて、業者に頼んで溶解処分しています。(40代/男性/公務員)
・所属機関で年に数回段ボールに入れて回収を行い、代わりに処理してもらえるため。(20代/女性/契約派遣社員)
・備えてある回収ボックスに入れ、シュレッダーへは、業者がかけてくれます。(30代/男性/会社員)
・プライベートで出た書類はシュレッダーかけずに適当に捨ててしまう。(30代/女性/会社員)
・機密書類を自分でシュレッダーにかけていませんそれようのゴミ箱があります(30代/男性/会社員)
・機密書類を扱う仕事に就いていないので、シュレッダーにかけたことは一度もありません。(20代/男性/契約派遣社員)
・さほど機密事項を扱わないのもありますが、狭いエリアでの業務なので、あまり気にしていません。(30代/男性/会社員)
・機密書類を扱うことは少ないので、自身でシュレッダーをかけることはほとんどないです(30代/女性/会社員)
・此処の業種はやったほうがいいというだけであって強制ではないから。(30代/男性/会社員)
・私の職場では終業時にいったん決まった場所に提出し、管理職がまとめてシュレッダーにかけます。(50代/女性/契約派遣社員)
・大事な資料はハサミや手で細かくちぎって捨てます。単に会社にシュレッダーが無いだけですが…。(40代/男性/会社員)
・シュレッダーが無いので、ハサミで切っています。シュレッダーが必要なほどの機密書類を預かっていないというのが大きいのです。(30代/男性/会社員)
・会社のルールで総務課がやるから。総務課にしかシュレッダーが無い。(40代/女性/会社員)
・紙よりもデータベースで話を進めることが多いため、機密書類としての扱いはあまりないから(20代/女性/契約派遣社員)
・シュレッダーがないのでかけられません。ハサミで粉々に切っています。(20代/女性/会社員)
・基本的には、管理職の許可がないと機密書類は処分できないから。(30代/男性/会社員)


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