厳し過ぎる?!あなたの会社の機密書類処分ルールとは?

2015年6月4日

情報漏洩を未然に防ぐために、機密文書をしっかり管理するのも大切ですが、必要が無くなればその都度処分をしていく事も重要です。もしかしたら、個人情報など重要書類の処分に関して厳格なルールが定められているという職場もあるのではないでしょうか?そこで今回はオフィス勤務経験者を対象に、社内の機密書類処分ルールについてアンケート調査を行ってみました!

シュレッダーに関するルールが厳し過ぎる?!

アンケートの結果、圧倒的に皆さんが厳しいと感じているのはシュレッダーに関するルールでした。また処分や持ち出しの状況について上司が厳重に管理している職場も少なくないようです。そして情報漏洩してしまうと会社をクビになる最悪のケースも…。

・残業が続く中で作成され不要となる膨大な個人情報。それを毎日シュレッダーをかける時間と人件費はもったいないと思いました。また社内で機密情報に対する認識の甘い人間がいて、シュレッダーにかけるべき書類を通常のゴミに捨てているのを知ったときには驚きました。(30代/女性/契約派遣社員)
・とにかく書類はシュレッダーしてからでないと捨てられなかったので、年度末などは一日中ひたすらシュレッダーしていたことが…(30代/女性/専業主婦主夫)
・1日に会社内から出たごみは、所属長が確認してからシュレッダーをかけるようにしていました。(40代/女性/パートアルバイト)
・電話応対時のメモも必ずシュレッダーにかけるとされていた。その他種類に関しては、上長が必ず確認し、承認したもののみ、シュレッダーにかける事。(20代/女性/専業主婦主夫)
・一枚でも漏れのないように上司がチェックし、持ち出す場合も書類提出が必要。(20代/男性/会社員)
・金融機関で顧客の機密情報の管理が甘かった担当者が懲戒免職になった。(30代/女性/パートアルバイト)

個人情報などの機密文書は当然かもしれませんが、たとえそれ以外の書類であっても、とにかく全てシュレッダーしなければいけないという職場が多いようです。しかし「一日中ひたすらシュレッダーしていた」という意見もあったように、それだけの書類を処分するとなると時間もかかりますし、やはり不満の声も目立ちました。ちょっとした書類の処分ですら、上司に確認を取るのは面倒かもしれませんが、漏洩によって減給や懲戒免職になるよりは遥かにマシなのではないでしょうか。

機密文書の処分徹底にはそれなりの時間と労力が必要?!

今回のアンケートから、多くの職場で機密文書のシュレッダー処理が徹底されているようですが、少し厳し過ぎると感じている人もいる事が分かりました。中にはシュレッダーのために相当の時間と労力を費やしているオフィスもあるようですし、少しでもそれらの負担が無くなれば、皆さんのストレスも軽減されるのではないでしょうか。最近ではシュレッダー代行業者も登場していますし、思い切って導入した方が漏洩のリスクも減らせますし、仕事の効率も上がるかもしれませんね。 ”

調査地域:全国
調査対象:年齢不問・男女
調査期間:2015年04月30日~2015年05月22日
有効回答数:100サンプル

【回答一覧】
・特に厳しいことはしていないのであまりエピソードは無いと思います(30代/女性/会社員)
・社内に自分のペンすら持ち込めない、自分の携帯は勿論持ち込み禁止、仕事内容のメモ書きも禁止、それなのにミスすると怒られる非常に理不尽な会社に居たことがあります。(30代/男性/会社役員)
・必要のなくなった書類は、速やかにシュレッダーにかけていることです。(30代/男性/会社員)
・地方公務員で、市民のある人の離婚歴があるのを、近所の人にバラしてしまい、それが本人の耳に入り、自宅まで謝罪しに行っていた。(30代/女性/自由業・フリーランス)
・いちいち上司に伺いを上げて決裁をとらないと廃棄処分の許可が出ない(20代/女性/会社員)
・過去に先輩(すでに退社)が重要書類を破棄してしまったようで、それからゴミを捨てるときは先輩に確認をとってから捨てるというルールができておりました。(30代/女性/会社員)
・書類を裁断するシュレッダーの品質がどんどん向上しています。自分の手元で機密情報の書類をこまめに処分する頻度が上がっているので助かります。(40代/女性/専業主婦主夫)
・機密書類の扱いも含めて、情報漏洩やセキュリティポリシーの違反があった場合は、理由の如何に関わらず退場(懲罰対象)となる旨が配属時の資料に明記されていること。(30代/男性/契約派遣社員)
・電話応対時のメモも必ずシュレッダーにかけるとされていた。その他種類に関しては、上長が必ず確認し、承認したもののみ、シュレッダーにかける事。(20代/女性/専業主婦主夫)
・老人施設で働いている私は、中に利用者の御子息に有名人の情報を見てしまって、ある所で喋ってしまった事があります。(30代/男性/会社員)
・以前の職場では情報をうっかり漏らした上司が、閑職に追いやられていました、怖い。(40代/女性/会社員)
・自分の会社では やはり 一人一人に パソコンを導入していますので機密書類の処分は 必ず シュレッダーにかける様に厳しく教えています。(50代/男性/会社員)
・大手のコールセンターで勤務した経験があります。まず、部署内に私物は一切持ち込めません。オフィスの休憩室へ行く際、私物を持ち歩く場合は透明のトートバッグに入れる規則でした。業務で使用した一文字のメモ書きすら、全て当日の内に廃棄しなくてはなりませんでした。(40代/女性/無職)
・1日に会社内から出たごみは、所属長が確認してからシュレッダーをかけるようにしていました。(40代/女性/パートアルバイト)
・とにかく何でもかんでも処分する際は、上司の確認を得て破棄すること。(40代/男性/自営業(個人事業主))
・とにかく紙の書類ベースで仕事が進むので、年度末に出てくる大量の処分用紙がひどい。(50代/男性/契約派遣社員)
・仕事で紙面を作成するために、会社で打ったものをUSBにうつそうと思ったらできない。(40代/女性/パートアルバイト)
・機密書類がたまたまゴミ箱から見つかったときのあら捜しはひどいものがありました社員全員でゴミ箱ひっくり返して一日仕事になりませんでした(30代/男性/無職)
・機密書類が混じっているかを抜けうちでチェックされ、シュレッダーで処分し忘れたら始末書を書かされます。(40代/男性/自営業(個人事業主))
・会議で使った書類は全て回収してシュレッダーにかけ、鍵のかかった物置に管理して一週間以内に業者に処分してもらっていた。回収の時は課長が立ち会いをしていた。(30代/女性/パートアルバイト)
・雇用の契約書にサインを押してるからと言って機密書類の処分で発覚したら懲戒処分を課せられる会社がいくつか存在してること。(30代/男性/会社員)
・ファックスに関してはダブルチェックが必要というのが。登録先でもやっていたので無駄な時間だった。(40代/女性/その他専門職)
・シュレッダーにかけた後のごみもほかの燃えるごみと混ぜずに必ず専用の袋に入れて業者に処分を依頼すること(30代/男性/無職)
・会議の資料で余った分を裏紙にしてその使用後に普通にゴミ箱に捨てていた社員が、減給になった。(40代/女性/専業主婦主夫)
・コピー廃止を検討していますが、ペーパーレスの完全実現が困難で、模索中でうs。(40代/男性/会社員)
・そのような環境下にないので今のところはないし、これからもないと思う。(40代/男性/会社員)
・書類をシュレッダーにかけ忘れて置いておいたら、厳しくしかられたことがある(30代/男性/パートアルバイト)
・機密書類の扱いはしっかりと管理されているので処分方法で厳しいと思えることはない。(30代/女性/会社員)
・個人情報の記載のある書類は決して机上に放置してはいけない。たとえトイレ等で2,3分席を離れるだけでも、鍵のかけられるロッカーに入れなければいけない。(20代/女性/契約派遣社員)
・機密文書はシュレッダー。それ以外の文書でもすべて産業廃棄処理をしている。(30代/男性/会社員)
・一度シュレッダーにかけた紙屑を、再度シュレッダーにかけることになっている。(30代/女性/会社員)
・文書だけでなく、付箋等もゴミ箱に捨ててはいけない。すべてシュレッダーです。(40代/女性/契約派遣社員)
・全ての書類に必ずシュレッダーをかけるようにすること。かけてないのが見つかると、社長室で説教です。(20代/女性/専業主婦主夫)
・機密書類は必ずシュレッダーにかけることになっているが、仕事上で使う書類はすべてシュレッダーにかけて処分することになっている(30代/男性/会社員)
・機密書類の処分で厳しいと思うことは、その仕事が終えた後には必ず、シュレッター等で処分することを徹底されましたね。それをしないと厳重注意されましたからね。(40代/男性/無職)
・顧客データの書類を鍵のかけてある金庫に出し入れするのが厳しいです。(40代/男性/無職)
・持ちかえっての仕事はだめ、書類は必ずシュレッダーなどですね。(40代/女性/パートアルバイト)
・かならず、シュレッターをかけてからじゃないと書類は捨てられないことになっていた。(20代/女性/専業主婦主夫)
・期限が来たら電子データはサーバから抹消、紙の書類はシュレッダーで完全裁断、などなどです。(50代/男性/専業主婦主夫)
・機密書類の処分として退職になり、しっかりしている人を失ってしまった。(30代/男性/会社員)
・機密文書をメモ用紙として使用することがあるが終了後しっかりとシュレッターにかけるので処分はしているが、本来メモとしての利用は禁止されているのでその点は資源利用の面からも厳しすぎると思う。(30代/男性/パートアルバイト)
・金融機関で顧客の機密情報の管理が甘かった担当者が懲戒免職になった。(30代/女性/パートアルバイト)
・当然ですが、経営に関する資料は全てシュレッダー行きになります。裏紙にもならず、コピー用紙があっと言う間に処分されてしまいます。(40代/男性/会社員)
・とくに隠さないといけない部分は油性マジックでなぞった後、シュレッダーにかけていました。(20代/女性/パートアルバイト)
・必ずシュレッダーにかけなければならない、一週間シュレッダーにかけたものは保存される(20代/女性/専業主婦主夫)
・部屋によってレベルがあり、ICカードの種類によって入れない部屋がある、というか、違う支社でも入れない状況です。(30代/男性/会社員)
・現在は個人情報が厳しく言われて居りますが、私のやって居た仕事も勿論部外秘の書類ばかりでしたので、会社内は当然ながら家に持ち帰っての仕事でも全てシュレッダーにかけるか、会社の持ち込み処分をして貰って居ました。(70代/男性/契約派遣社員)
・前働いていた職場ですが、席を離れる際手帳を置いていて怒られました。職員しか触れない場所ではあるのになあと思ったことがあります。(20代/男性/会社員)
・社外秘の書類なんて扱う機会はそうそうないですが、監視カメラがついています。(20代/男性/パートアルバイト)
・残業が続く中で作成され不要となる膨大な個人情報。それを毎日シュレッダーをかける時間と人件費はもったいないと思いました。また社内で機密情報に対する認識の甘い人間がいて、シュレッダーにかけるべき書類を通常のゴミに捨てているのを知ったときには驚きました。(30代/女性/契約派遣社員)
・重要書類をシュレッダーするときに上司が必ずシュレッダーの横につきます。(30代/女性/会社員)
・法律事務所勤務なので、クライアント情報は絶対に漏れてはいけないと言われていました。家族にもクライアントの名前を言ってはいけないし、もちろん飲み会などで名前を出すことも絶対禁止です。新聞に記事が載る前の段階の仕事を色々しているので、漏らしたら法的処罰される可能性があります。(40代/女性/専業主婦主夫)
・機密書類専用のゴミ箱があり、捨てる時も一人では捨てれなく上司付き添いのもとゴミ箱へ。その後は1週間は保管。その後会社で立会いの元、シュレッダーへ。シュレッダーをかけた書類も鍵のついたゴミ置場にいれるという厳重体制でした。(20代/女性/専業主婦主夫)
・機密書類は基本的にデータベースで行う、紙ベースにしてしまうともしもの時に(紛失など)社外に流失してしまう可能性があるため(20代/男性/契約派遣社員)
・書類の枚数をメモした付箋が紙ゴミのゴミ箱に入っていたため上司より職員への注意喚起があった。(20代/男性/学生)
・医療機関なので、厳しいのは当たり前だと思います。なので、厳しいと思ったことはないです。(30代/女性/契約派遣社員)
・専門の処分会社に回収を依頼するからといって、シュレッダーにかけないのは、危険な気がする。(40代/女性/専業主婦主夫)
・書類をその都度電動のシュレッダーで細断するが、その時に別の人に見てもらう。(30代/男性/会社員)
・まったく個人情報が記載されていな書類でも、前後に個人情報などがあると推察してわかる場合もあるからと、シュレッダーにかけろと言われたときです。(20代/女性/学生)
・以前勤めていた会社でのことです。ある先輩が家に仕事を持ち帰ろうとしてUSBに営業データを入れていましたが、そのUSBをどこかに紛失してしまい、1ヶ月の営業手当がカットされました。もちろん良くないことですが、たぶん家にあるはずなので、始末書程度で良いのではないかと可哀想になりました。(40代/女性/自由業・フリーランス)
・個人情報を取り扱うことが多い職場で、何かあるとにゅーすになり得てしまうため、基本的にはみなさん自主退職になります。また、不祥事があると回覧出回るので、自主退職したあとに同職業に再就職ができずらくなっています。(30代/女性/パートアルバイト)
・機密書類をシュレッダーするときに、必要な物まで処分してしまった同僚がいて、自分もやりかねないと怖くなりました。(30代/女性/自営業(個人事業主))
・機密書類に関しては、書類をシュレッダーにかけてから焼却処分することになっています。個人情報を扱うことが多いので、他社の人間から見られても困ら無いように対処しています。(30代/女性/専業主婦主夫)
・処分するための書類は指定の箱に集め、定期的に処分業者に送りだしている。(30代/男性/会社員)
・教材会社はとにかく紙紙紙の山。ひたすら捨てて大変でしたよ。洒落にならないくらい。(30代/男性/会社員)
・紙ベースの機密書類を大量にダンボール何箱も溜め込み、大型シュレッダーの前で全身紙まみれになりながら指は絆創膏だらけで処分して1日中過ごした事があります。(30代/女性/専業主婦主夫)
・書類は必ずシュレッダーにかける。かける前の書類はカギ付の倉庫に一時保管する。(40代/男性/会社員)
・どのような書類を、何枚シュレッダー、その他の方法で処分したかをいちいち書かなきゃいけないこと。(30代/女性/会社員)
・情報の重要度にあわせてsからBまでランクを分けて資料を管理しているところ。(30代/女性/会社員)
・コールセンターで働いていましたが、電話で聞いてメモしたものは全てその日の内にシュレッダー処分。ロッカーに持って行くのもNGでした。(20代/女性/専業主婦主夫)
・機密でありながら、平気?でそのまま捨てているのを見てこの会社は処分はないのかと思いました。わが社は有ります。(70代/男性/無職)
・鍵鍵のかからない引き出しに顧客情報を保管すると、注意処分。顧客情報を紛失すれば、減給、譴責(30代/女性/無職)
・書類はないですが、インターネットアクセスに関しては厳しすぎて、必要なサイトにもアクセスできません。(30代/女性/契約派遣社員)
・だいぶ古い議事録が記録されたカセットテープを、割ってテープを引っ張り出し、さらにはハサミで切って処分したのは大変でした。(40代/女性/専業主婦主夫)
・封書やメール便などの宛名と差出人の部分を必ずシュレッダーしなければならないというのが、そこまで機密なの?と思えて厳しく感じます。(50代/男性/士業(弁護士・会計士など))
・機密書類を処分するとき、私の会社では特別に作られた細かく切れるシュレッダーを使っています。(10代/女性/学生)
・処分する書類を次から次へと渡されるから全然終わりが見えない。(20代/女性/無職)
・機密書類の保管期間が定められており、それが期間終了後に処分されたかを確認されること。(30代/男性/会社員)
・pマークを取るためにかなり厳しい規約があります、テストもあるしレベルの高い部屋もある(30代/男性/会社員)
・書類は全て、シュレッダーではなく、焼却炉などで燃やし形をなくす事。(30代/男性/会社員)
・裏紙使用の禁止はどこでもあると思うんですが、守られないですね・・・(40代/女性/会社員)
・少ししか働いてなかった大手の電話会社ですが、会社規定の透明バックに入れて良いのは、ペンと社員カードだけでした。メモもダメなので、情報漏洩はないように徹底していました。(30代/女性/専業主婦主夫)
・どんな書類であっても、ゴミ箱にそのまま捨てずにまもるくんや書類ボックスに入れて処分していました。(20代/女性/会社員)
・お客様情報などメモしたものは必ず自分の氏名を書き、業務が終わると提出しなければいけません。メモ用紙は管理者が全員提出しているかどうかをチェックします。(30代/女性/契約派遣社員)
・職場で使用していたノートの持ち出しが禁止されており、次期職務へ移る際には破棄を命じられました。(40代/男性/契約派遣社員)
・誰かが電車に置き忘れたというへまをやらかしたみたいだけど、無事に戻ってきておとがめはなかった気が(30代/女性/パートアルバイト)
・営業のマニュアルのトークがあるのですがそれを家で勉強のために持って帰りたいのですが社外持ち出し禁止(20代/男性/学生)
・当たり前ですが会社の書類は一切持ち出せないし、大事な書類は業者に持って行ってもらって溶かしてもらう。(20代/女性/専業主婦主夫)
・会議の書類に通し番号が打たれて、ずーと管理しないといけないことがある。(50代/男性/会社員)
・情報が入った書類は必ずシュレッダー処分をしなくはいけない事。(40代/女性/パートアルバイト)
・機密書類の破棄は決められた資格を持った人でしかできず、3ミリ以下のシュレッダーにかけなければならない。(30代/男性/自由業・フリーランス)
・データや書類をいくら処分したからといって、それを知ってしまった人の記憶は消せないので、いかにモラル向上をしていくかが大きな問題点です。(20代/男性/自由業・フリーランス)
・一度シュレッダーにかけたものを、手でほぐした後に大雑把にハサミで切る作業が求められる。(20代/男性/会社員)
・とにかく紙類は全部シュレッダーにかけてから捨てること。シュレッダーのごみ捨てが頻繁でした。(30代/男性/会社員)
・書類だけではなく、パソコン上のデータや、USBの取り扱いの点も厳しいです。(40代/女性/パートアルバイト)
・シュレッダーで処分した書類をさらにはさみで細分化していく作業をしている時です。(30代/男性/会社員)
・とにかく書類はシュレッダーしてからでないと捨てられなかったので、年度末などは一日中ひたすらシュレッダーしていたことが…(30代/女性/専業主婦主夫)
・情報漏洩の防止のためにシュレッダーを使えば十分だと思っていたが、段ボール箱に書類を入れて箱ごと溶かす業者に依頼していた。(40代/女性/契約派遣社員)
・一枚でも漏れのないように上司がチェックし、持ち出す場合も書類提出が必要。(20代/男性/会社員)
・個人情報が載っている書類はもちろん社外秘で持ち出し禁止だが、仕事を教わってそれを自分でノートにまとめただけのもの(個人情報なし)さえも持ち帰ってはいけないと言われてしまい、家でノートをまとめられず走り書きのノートのままなのが大変。そのくらいなら良いのではと正直思ってしまう。(20代/女性/パートアルバイト)


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