◆機密情報の徹底した管理と廃棄処理が組織の守りを強固にする！
【気の抜けない機密情報管理】
情報が組織の鍵を握る現代、全ての組織に機密情報管理能力が求められます。
機密情報には、組織の人事情報、個人情報、経営情報、経理情報、パートナー業者情報、契約書、ビジネス計画書、資産情報等、多岐に渡り、日本語や英語等、言語も様々です。
更に2005年に制定された個人情報保護法によって、5000名以上個人情報を保持する組織に、情報の徹底管理が義務付けられています。
個人情報とは、会員情報等の個人プロフィール等、個人のプライベートな情報、個人のクレーム情報、商品購入記録も含まれますし、文書のみならずデジタルデータも含まれます。
またこの法律は組織全てに義務付けられているので、一般企業だけでなく教育機関など、各種団体にも適用されています。大学の受験情報等も個人情報に含まれます。
この法律が制定されてから間もなく、個人情報が流出しトラブルとなった事例が数多く発生しているので、多くの個人情報を管理する組織は注意が必要です。
もし万一、これら機密情報が外部に漏洩したら、組織戦略、経営にとって大きな損失となるだけでなく、顧客の個人情報が流出悪用され損害が出た場合は、情報を管理していた組織が賠償しなければならない場合もあります。
組織を守る為にも、顧客を守る為にも、機密文書の管理方法の規定、廃棄方法の規程をしっかりと決めて運用することが重要なのです。
【機密文書の管理方法】
機密文書管理の基本は、しっかりとした管理規則、廃棄基準を作り、それをマニュアル化して徹底運用する事です。
例えば、重要機密文書と一般文書とを区別するラインをしっかりと定義し、書類の保存期間を決定すること。
保管期間を過ぎた書類は規定の方法で確実に破棄する。といった組織ルールを作ることが重要です。
組織ルールを作ったら、それを徹底する事も重要です。オフィスに標語を張る等の努力も必要でしょう。
破棄作業の際には、更に注意が必要です。破棄の際、一枚でも重要書類が紛失しないように、しっかりと破棄する必要があります。
また、シュレッダー処理をかける時は、ファイリングされた文書を解体し、書類についたクリップやホチキスを外さなくてはなりません。更に、書類を少しずつシュレッダーに入れていくための多くの時間が必要です。
この様に重要書類の廃棄処理は、単に袋にまとめて産業廃棄物として捨てるという訳にはいかないのです。
これらの手間と時間を社内人力だけで賄えない場合、プロの機密書類廃棄請負サービスに委託する方が良いでしょう。
【重要書類の廃棄をプロに委託する】
重要書類の廃棄をプロに委託した場合、メリットは数々あります。
書類をまとめる廃棄書類ボックスを用意してくれる事。
ファイリング、クリッピング、ホチキス止めされた書類もそのまま提出できる事。
定期的に業者が指定の場所に出張してボックスを回収してくれる事。
しっかりした廃棄を証明するための写真付の作業終了書が作成される事。等があげられます。
更に、見逃しがちなのが環境問題です。
一般的な書類の産廃処理は、焼却処理ですが、プロの業者は環境にも目を配っています。
プロの業者は回収した書類から、クリップ、プラスチックファイル等を取り除き、工場内の大型裁断機にかけ、紙くずとなった書類を溶解処理し再生紙のリサイクルへと役立てているのです。
プロの業者は、東京都に数多くあり出張範囲は都内23区だけでなく市部まで網羅されています。
一度、プロの業者に申込んでみれば、きっとそのプロフェッショナルな仕事ぶりに驚き、安全と安心を得られるでしょう。
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電話一本にて即対応し、少数の箱数からご利用いただけます。
ファイルやバインダーに挟んだままの書類、クリップなどの金具や輪ゴムがついたままの書類もそのままお預けできます。
未開封処理サービスをご選択いただくと、文書箱を開封せずに、大型シュレッダーにて箱ごと細断処理いたします。
段ボール箱のお届け、証明書の発行は無料です。
直接回収にお伺いできるサービス地域は「東京23区および周辺地域」です。
神奈川、埼玉、千葉の首都圏につきましても、サービスをご提供しております。
《東京都》
○ 二十三区（23区）
足立区、 荒川区、 板橋区、 江戸川区、大田区、葛飾区、北区、江東区、品川区、渋谷区、新宿区、杉並区、墨田区
世田谷区、台東区、中央区、千代田区、豊島区、中野区、練馬区、文京区、港区、目黒区
○ 東京都その他の地区
昭島市、稲城市、清瀬市、国立市、小金井市、国分寺市、小平市、狛江市、立川市、多摩市、調布市、西東京市
八王子市、東久留米市、東村山市、東大和市、日野市、府中市、町田市、三鷹市、武蔵野市、武蔵村山市など
《神奈川県》
○ 横浜・川崎市地区
横浜市（横浜市、鶴見区、神奈川区、西区、中区、南区、港南区、保土ヶ谷区、旭区、磯子区、金沢区、港北区、緑区
青葉区、都筑区、戸塚区、栄区、泉区、瀬谷区）
川崎市（川崎区、幸区、中原区、高津区、宮前区、多摩区、麻生区）
○ 神奈川県その他の地区
厚木市、綾瀬市、伊勢原市、海老名市、鎌倉市、相模原市、座間市、寒川町、逗子市、茅ヶ崎市、平塚市、藤沢市、大和市、小田原市など
《埼玉県》
さいたま市（西区、北区、大宮区、見沼区、中央区、桜区、浦和区、南区、緑区、岩槻区）
川口市、鳩ヶ谷市、蕨市、戸田市、上尾市、伊奈町、川越市、所沢市、富士見市、新座市、志木市、朝霞市、和光市
坂戸市、鶴ヶ島市、越谷市、草加市、春日部市、三郷市、八潮市、吉川市、松伏町、久喜市、蓮田市、宮代町、白岡町
幸手市、杉戸町、庄和町、松伏町、鷲宮町、加須市など
《千葉県》
千葉市（中央区、美浜区、花見川区、緑区、稲毛区、若葉区）
市川市、船橋市、習志野市、八千代市、浦安市、松戸市、野田市、柏市、流山市、我孫子市、鎌ヶ谷市など
毎月1回発行 情報紙
