機密文書処理する前の保管場所!一番安全な場所はどこ?

2016年7月21日

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必要がなくなった機密文書だからといって誰かに見られると情報漏洩の可能性がある為、一時的に保管しておく為の場所が必要になりますよね。処理するまで誰かに見られないように厳重に保管しておくのがベストですが、機密文書を取り扱う時の手間や効率も考えた方が良いかもしれません。そこで今回のアンケートでは、機密文書処理する前にどこに保管するのかうかがってみました。

【質問】
処理前の機密文書、保管場所としてふさわしいと思うのはどれ?

【回答数】
金庫:50
倉庫:8
デスクの引き出し:2
鍵付きの棚:57

管理しやすくて厳重に保管出来る場所?鍵付きの棚がベスト!

アンケートの結果によると、半分以上の人が鍵付きの棚に保管するのが相応しいと回答していました。

・金庫や倉庫に管理すれば安心かもしれませんが、あまり離れたところにあると、一回ごとに元に戻すのが面倒となり、逆に扱いが雑になる危険性があるからです。(30代/女性/公務員)
・機密である限り、誰しもがとれるような 場所に保管すべきではないと思う。 簡易でもいいので鍵付きのものにすべき。 ただ処理前ということで、処理時の効率も配慮し、 金庫や倉庫などの大掛かりなものでなくても よいとは思う。(20代/女性/会社員)

用途がなくなっても機密文書なので厳重に保管しておくのがベストですが、厳重にするあまり離れた場所に保管するとかえって効率が悪くなるのでしょう。せめて責任を持ってカギを管理し、取り扱いやすい場所に保管しておくことで効率良く管理出来そうですね。

機密文書だからこそ安易に考えず厳重に保管するべき?

そして次に多かったのは金庫という回答でした。

・誰かに知られたくない重要な書類なので、簡単に開かない金庫に保管するのがいいと思います。(30代/女性/専業主婦)
・容易に持ち出せない場所に保管してほしい。こじ開けられない頑丈な金庫に保管してほしい。(20代/女性/無職)

金庫であればデスクや棚よりも簡単に持ち出すことは難しい為、処理する前だからこそ厳重に保管する必要性があるかもしれません。金庫を開けるのに暗証番号を設定しておくなどしておけば、その番号を知らない限り誰にも開けられる心配がなくなるのではないでしょうか。

きちんとした管理体制が整っていれば倉庫でも十分にアリ?

三番目に多かったのは倉庫でした。

・デスクや棚だと簡単に持ち出せると思います。少し離れた場所において、持ち出すのが困難な状況にしておくべきです。(30代/女性/パートアルバイト)
・処理前の機密文書はしっかりと管理することが大事ですが、施錠をしっかりすれば倉庫で保管してもいいと思います(30代/男性/会社員)

倉庫にもしっかりとしたセキュリティ体制を整えて管理していれば、扱いが大変でも安心して保管出来そうですよね。機密文書の他にも重要な書類を初めとした書類を保管している可能性もある為、既に簡単に持ち出せないようになっていることもあるかもしれません。

離れた場所より身近な場所に保管した方が扱いやすい?

そして最も少なかったのはデスクの引き出しというものでした。

・鍵付きのデスクであれば問題ないかもしれません。処理前の機密文書を金庫や倉庫や棚など離れた場所へ保管しておくよりも、整理されたデスクの引き出しに置いておく方が紛失しないかもしれません。(40代/女性/その他専門職)
・デスクの引き出しなら誰かが扱うと、デスクの持ち主がすぐに分かると思うので、デスクの引き出しを選びました。(30代/女性/無職)

誰がどんな機密文書を扱っているか分かりやすく、さらに保管しやすいデスクの引き出しなら安心して扱えるかもしれません。離れた場所に保管すると取り扱いが面倒になる可能性もありますし、引き出しの方が簡単に管理出来るので失くす恐れも少ないでしょう。

管理しやすく誰も見ることが出来ない場所に保管するのがベスト?

今回のアンケート結果では最も多くの人が鍵付きの棚に処理前の機密文書を保管するのが相応しいと思うようですが、その他の場所が相応しいという人も数多くいるということが分かる結果でした。
いずれ処理するものであってもどこかに漏れてはいけない情報が書かれているので、簡単に持ち出せないような金庫などに保管するのがベストかもしれません。しかし、金庫が離れた場所にあると機密文書を扱う時に面倒に感じることもある為、身近で厳重に管理出来る鍵付きの棚の方が手軽に保管出来るのではないでしょうか。誰かに見られずしっかりと保管出来るのであれば倉庫や引き出しでも十分効果があると言えるでしょう。

■調査地域:全国
■調査対象:年齢不問・男女
■調査期間:2016年07月05日~2016年07月19日
■有効回答数:100サンプル

 

処理前の機密文書、保管場所としてふさわしいと思うのはどれ?

【金庫】
・どこに置くにしても、鍵の掛かる場所に保管しておくべき。誰でもアクセスできる所においてあると、管理責任を問われるから。(40代/女性/専業主婦)
・安全な場所に保管するに越したことはないから。万が一、情報漏洩が起きてしまった場合、デスクの引き出しやセキュリティレベルの低い場所に保管していた場合釈明の余地がないから(20代/女性/学生)
・処理前であろうと処理後であろうと機密文書は機密文書なので
確実な金庫が一番だと思ったため。(20代/男性/会社員)
・機密文書は盗まれたら大きな損害を被ることになるので、金庫に保管するのが適当だと思います。(40代/男性/無職)
・金庫とは古めかしいが、選択肢がないのだから仕方がない。いずれにしろさっさと処理すべき。(40代/男性/会社員)
・特定の人、自分が信頼できる人しか開ける事が出来ないから。外部からの侵入者からも守る事ができるから。(40代/女性/契約派遣社員)
・一番ふさわしいと思います。念には念を。金庫の暗号もごく少人数が知るだけで。(20代/女性/無職)
・処理するものとはいえ機密文書なので、金庫がよいと考えますが鍵がついているなら鍵つき棚でもよいと思います(50代/女性/専業主婦)
・頑丈そうで特定の人しか開けられなさそうなので金庫がいいと思います(20代/女性/無職)
・鍵が付いている場所が良い思うからです。棚よりも金庫の方が、さらに機密性が保たれると思います。(30代/女性/会社員)
・機密文書は特定の人だけが目にするので、金庫に保管したほうがいいと思うので。(40代/女性/専業主婦)
・一般の社員が立ち入り出来ない役員室の金庫が一番安全です。しかも重たくて簡単には動かせないものです。(60代/男性/無職)
・誰かに知られたくない重要な書類なので、簡単に開かない金庫に保管するのがいいと思います。(30代/女性/専業主婦)
・うちの会社では、だが、金庫の鍵と場所を知っているのは一番上とそのひとつ下のものしかいないので、ほかの人が触れることはないとおもうから。(20代/女性/会社員)
・もちろん金庫の暗証番号が一部の者しかしられていない金庫が一番です。(60代/男性/無職)
・より、第三者が持ち出しにくい場所がふさわしいと思うから。倉庫やデスクなどは悪意をもつ第三者でもすぐに出入りや閲覧が可能であるし、棚は鍵付きでもセキュリティの意味での効果は低いから。(20代/女性/パートアルバイト)
・処理前の機密文書の保管場所としては、やはり強固な鍵が備わっている金庫がふさわしいと思います(30代/男性/会社員)
・そのくらいしか思い浮かばないから。とりあえず鍵付きは必須だと思う。(30代/女性/無職)
・お金と同じぐらい大切な物でもあるので、金庫があるなら金庫がいいと思います。(20代/女性/自由業・フリーランス)
・本当は金庫だと思うのですが、以前勤めていた会社では、実際は鍵付きの棚に入れていました。(40代/女性/専業主婦)
・金庫を使った保管は面倒だと思うが、機密文書だからしょうがないと思います。(20代/女性/会社員)
・機密書類なら、処理前は金庫に入れるなど厳重に管理すべき。鍵もついていないところだと誰の目に触れるかわからないので、管理がずさんに思えます。(20代/女性/専業主婦)
・金庫がなぜ金庫であるのか、その存在意義が問われるところです。(40代/男性/会社員)
・一番重厚で、防犯面、耐火面の両方で安心なイメージがあるから。(30代/女性/専業主婦)
・金庫に入れてあるものと同等の価値がある、或いはそれ以上の価値を生み出ので(40代/男性/公務員)
・金庫に直して、かぎをかけておくのが一番いい方々だとおもいます。(40代/女性/パートアルバイト)
・鍵のかかった金庫は不特定の人が触れるものではないので、保管場所としてはふさわしいと思います。同じように鍵がかかっていても棚は開錠しやすいイメージがあるので適していないと思います。(40代/女性/専業主婦)
・どこも安全とは言えませんが、強いて言うなら金庫です。デスクの引き出しとかは論外です。(40代/男性/会社員)
・機密文書なら、厳重に管理すべきだから、その位重要に扱うべき。(40代/女性/パートアルバイト)
・必ず外部の人には知られてはいけないので金庫が1番安全だと思うので(30代/女性/専業主婦)
・鍵付きの棚と迷いましたが、鍵は壊される可能性もあるので、金庫を選びました。(30代/女性/契約派遣社員)
・処理する直前まで、しっかりと他の人の手に渡らないように保管するべきだと思うからです。(30代/女性/会社員)
・最重要の機密文書ならきちんと金庫に入れて保管しておくべきだと思います。(30代/女性/無職)
・容易に持ち出せない場所に保管してほしい。こじ開けられない頑丈な金庫に保管してほしい。(20代/女性/無職)
・金庫に入れておくのが一番安全だと思われます。他の候補では安心できません。(30代/男性/自営業(個人事業主))
・4つの選択肢の中で金庫が一番厳重に保管することができそうだからです。(30代/女性/専業主婦)
・よっぽどの内容の書類は金庫にしまいます。自分以外の社員を信用しきれていないからですが。(40代/女性/専業主婦)
・開けられる人が限られるという点とスペアキー等が作れないのではと思ったので金庫にしました。(30代/女性/専業主婦)
・プリントアウトしてあれば金庫がベストだしデータであればパソコンでいいと思う(50代/女性/会社員)
・金庫に入れておくのが一番安全だと思われます。他の候補では安心できません。(30代/男性/自営業(個人事業主))
・金庫は鍵がかかっているし、火事にも強いのでふさわしいと思います。(50代/女性/自由業・フリーランス)

【倉庫】
・倉庫の中の鍵付きの棚の中に入れて、保管を行うようにしています。(20代/女性/契約派遣社員)
・IDで管理している人しか入れない倉庫などに保管してほしいと思います。(30代/女性/無職)
・処理前の機密文書はしっかりと管理することが大事ですが、施錠をしっかりすれば倉庫で保管してもいいと思います(30代/男性/会社員)
・デスクや棚だと簡単に持ち出せると思います。少し離れた場所において、持ち出すのが困難な状況にしておくべきです。(30代/女性/パートアルバイト)
・安全対策をした上での倉庫であれば、容量もあるし、ふさわしいと思うから。(30代/女性/専業主婦)

【デスクの引き出し】
・デスクの引き出しなら誰かが扱うと、デスクの持ち主がすぐに分かると思うので、デスクの引き出しを選びました。(30代/女性/無職)
・鍵付きのデスクであれば問題ないかもしれません。処理前の機密文書を金庫や倉庫や棚など離れた場所へ保管しておくよりも、整理されたデスクの引き出しに置いておく方が紛失しないかもしれません。(40代/女性/その他専門職)

【鍵付きの棚】
・鍵付きの棚の鍵は上司しか持てないので、自由にあけることはできないから。(30代/女性/専業主婦)
・実際今の職場ではそのように管理している。鍵もそこを扱える数人のみわかるようになっている。(20代/女性/契約派遣社員)
・職業柄、あまり厳重な所に保管していませんし、
かといって簡易的な所に入れていませんので、
鍵付き有り無しのレベルで保管していると思います。(50代/男性/無職)
・誰にでも持ち出せる場所ではいけないと思いますので、鍵がかかる場所であることは必須かと思います。鍵の場所も管理者の間で明確に決めて管理しなくてはいけないと思います。(40代/女性/パートアルバイト)
・いちばん身近で安全そうだと思うので。金庫は大げさすぎるし、倉庫だと目が届かない。デスクの引き出しは危ない。(50代/女性/自由業・フリーランス)
・処理する前だから手薄になりやすいがリスクがあるので鍵をしたほうがいい(30代/男性/パートアルバイト)
・鍵を掛けれる引き出しに入れておかないと、外部の清掃の人などの目に触れてしまう可能性があると思うから。(30代/女性/会社員)
・ただの鍵ではなく誰が開閉したか分かるようなシステムの入った鍵付きの棚が良いと思います。(20代/女性/学生)
・この中では、 鍵付きの棚が一番ふさわしいのではないかと思います。(50代/男性/会社員)
・機密である限り、誰しもがとれるような
場所に保管すべきではないと思う。
簡易でもいいので鍵付きのものにすべき。
ただ処理前ということで、処理時の効率も配慮し、
金庫や倉庫などの大掛かりなものでなくても
よいとは思う。(20代/女性/会社員)
・倉庫等に保管すると、出し入れの手間から通常作業に時間がかかりもったいない。事務所にある鍵つきの棚であれば、鍵の番号の共有などで管理も楽であり、周囲の目もあるため営業時間内での持ち出しはされにくいと考える。(30代/女性/専業主婦)
・やはりある程度はきちんとほかんしておくのが大切だとはおもいますね・・。(40代/女性/パートアルバイト)
・金庫は大げさすぎる気もするので、カギ付きの棚くらいと思います。(30代/女性/会社員)
・金庫にしまえるほど少ない量でもないならば、せめてカギをつけて管理している場所に保管すべきだと考えるから。(20代/女性/学生)
・デスクの引き出しは鍵がついているところでしたら可能ですが、万が一鍵をかけ忘れた、鍵をなくしたといった際に情報が洩れる可能性があります。
その為選択肢にはチェックしませんでした。(30代/女性/専業主婦)
・保管場所としてふさわしいと思うのは、鍵付きの棚です。 確実性がある。(40代/男性/パートアルバイト)
・ファイリングされていたり、書類の量が多い場合は棚の方がたくさん入るから、鍵付きの棚が一番安心だと思います。(40代/女性/専業主婦)
・自由に持ち出しができないように、管理する必要があると思うから。(60代/女性/専業主婦)
・金庫まではいかなくても、限られた人間だけが見れるように鍵つきの棚が一番いいと思う(30代/女性/専業主婦)
・鍵付きで、誰もが見られないような場所に保管する方が安心だから。(40代/女性/専業主婦)
・鍵はポイントだと思います。何かあった時の責任の所在は、その鍵の管理者のみということで。金庫では小さ過ぎる場合もありますので。(50代/女性/専業主婦)
・金庫や倉庫に管理すれば安心かもしれませんが、あまり離れたところにあると、一回ごとに元に戻すのが面倒となり、逆に扱いが雑になる危険性があるからです。(30代/女性/公務員)
・カギがついているので紛失の恐れがなく、安心して保管することができるから。(20代/女性/専業主婦)
・誰でも自由に持ち出すことができないように保管する必要があるから。(60代/女性/専業主婦)
・個人情報に関わる書類は、鍵のない個人デスク等には保管不可の指導を受けているので、帰社時、必ず鍵付の棚に収める。しかし、請求書、申込書等、6年間保管(?)が義務付けられているので、年度外の書類は鍵付の倉庫に収めている。(60代/女性/パートアルバイト)
・機密文書って聞くと、鍵付きの棚に厳重に保管されているイメージがあるから。(30代/女性/パートアルバイト)
・管理者のみが鍵を持つことができるようにして、その中に保管するのが一番安全だと思います。(40代/女性/パートアルバイト)
・自分の会社では鍵つきの棚にいれてあったため、それが普通だと思った。鍵をかりるには秘書のかたにいわなけれぱならないので安全も確保されていると感じる。(20代/女性/会社員)
・重要度の低い書類であれば、目立たない場所にある鍵の対ら棚で充分だと思います。(50代/男性/無職)
・ 処理前とはいえ、機密文書に間違いないので、誰にでも見ることのできる所に置くのはどうかと思います。だからと言って金庫に入れるのも違うかなという感じなので、上司に相談して鍵付きの引き出しに入れておきます。(30代/女性/専業主婦)
・金庫は開けられそうで倉庫や引き出しは無防備過ぎるから。棚で鍵があるなら安全だと思う(20代/女性/専業主婦)
・金庫も鍵はついているが、お金を入れるもの。通常会社でも鍵付キャビネットに入れているため。(40代/女性/専業主婦)
・まずは鍵付きの棚に保管して、限られた人しか開けられないようにすれば良いと思います。(20代/女性/専業主婦)
・機密文書の重要度にもよると思いますが、鍵付き棚での保管がふさわしいと思います。(60代/男性/自営業(個人事業主))
・本当は金庫がいいのかもしれませんが、カギ付きの棚で充分です。(30代/男性/パートアルバイト)
・機密文書は権限のある人だけが閲覧できるようにするのが良いと思うので、処理する前でも鍵付きの棚がよいと思います。(40代/男性/無職)
・鍵付きの棚であります。普段から、見える場所に保管をした方が安心です。(40代/男性/自営業(個人事業主))
・金庫まで入れる必要はないと思うのですが、鍵のかかる所に保管しておくのが安心だと思います。(30代/男性/無職)
・鍵つきの棚が一番ふさわしいかなと思います。一番安全かなと思います(30代/男性/契約派遣社員)
・基本的に施錠管理できるところだと思いますが、ある程度の収納力と一瞥のしやすさは必要と思いますので、棚が良いです。(50代/男性/無職)
・どの程度重要かにもよるが、盗もうと思えば盗れそうだが、鍵付きの方がいいと思う。(40代/女性/専業主婦)
・書類の量や保管場所の広さにもよりますが、誰彼構わず触れられない状態にあった方がいいと思います。(40代/女性/専業主婦)
・処理前の機密文書、保管場所としてふさわしいと思うのは鍵付きの棚。当たり前だと思う。(30代/女性/契約派遣社員)
・鍵を管理する人が責任者としての責任を持つ。
金庫にいれるまででもないかと思います。(40代/女性/会社員)
・絶対安全とはいえませんが、社内の目につきにくい所に置いている鍵付きの棚。(40代/女性/専業主婦)
・ロックできる所でないと保管場所の意味を成さないとおもいます。
また倉庫になると、様々な物と一緒に管理しないといけないので、自ずと出入りする人間も増え責任の所在が分からなくなるのではと懸念します。(30代/女性/専業主婦)
・勤務していた会社では、すべて鍵付きの棚に保管していたから。鍵は情報管理の責任者だけが持っていた(40代/女性/契約派遣社員)
・同じ従業員であろうと、不特定多数の人間が触れる場所は好ましくなく、鍵がある場所が安全だと思う。(20代/女性/会社員)
・誰でも見る事が出来るようでは機密文書ではないし重要な文書は確実に補完すべきですね(50代/女性/会社員)
・金庫だと出し入れがしにくいが、倉庫やデスクの引き出しでは扱いが雑に感じる。鍵付きの棚であれば処理する際に出し入れもしやすく、かといって誰でも出し入れできるわけではないため、保管場所としてふさわしいと思う。(40代/女性/専業主婦)
・鍵が付いているところなら鍵を持っている人も限られているので、万が一何か立った場合でも大丈夫そう。(20代/女性/無職)
・誰でも取り出せるような保管場所では情報漏えいに繋がる可能性があるので、鍵付きの棚に保管し、管理者が鍵を管理するのが一番安全だと思うから。(30代/女性/会社員)


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