機密文書処理をまかされた!?あなたが心配することとは?

2016年7月21日

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勤務中のようすをSNSにアップした結果、騒動に発展することも少なくないですよね。そもそも、軽はずみな行動はあってはならないものです。また、守秘義務に徹することや、機密文書の取扱なども慎重にすべきではないでしょうか。もちろん、大事な文書の管理は責任者がすることが多いですよね。しかし、自分が機密文書処理をまかされる可能性はないと言い切れません。もし、それが現実になったとき、どんなことが心配になるでしょうか。そこで、全国の男女100人を対象にアンケートを取ってみました。

【質問】
社内の機密文書の処理、まかされたら心配なことは?

【回答数】
情報の漏洩:55
本当に処分していいか迷う:46
内容が気になる:16
その他:5

機密文書の処理にともなう情報漏洩が心配

アンケートの結果、「情報の漏洩」と答えた人が最も多いことがわかりました。

・情報が漏えいしたら、組織や顧客に迷惑をかけてしまうし、自分の立場も危うくなるから。(20代/女性/無職)
・自分に任せた本人や、他の人が漏らしたにも関わらず、自分の責任にされそうで面倒(40代/男性/公務員)
・万が一、シュレッターの場所までに書類を落としてしまえば、情報が漏えいする恐れもあるからです。(20代/女性/専業主婦)
・その処理の最初から最後まで、自分の目で確かめたいと思います。漏洩は自分の責任になってしまいますので。責任重大です。(50代/女性/専業主婦)

55人は情報漏洩のリスクを心配しているようです。組織内外に迷惑が及び、自分も職場に居づらくなりますよね。ほかの人が漏らした場合でも、関係書類を処理した自分が疑われるかもしれません。そうならないためにも、書類の運搬から最後の処理が終わるまで、責任を持つ必要が出てくるのではないでしょうか。このように、機密文書の処理にともなう情報漏洩防止に神経をとがらす人が多いことがわかる結果となりました。

再生不能になることから書類の廃棄に慎重な意見も

アンケートの結果、「本当に処分していいか迷う」と答えた人が二番目に多いことがわかりました。

・そもそも書類の処理を任してきた人が間違えていた場合の事を考えると、すぐに処理してしまう事は怖いなと思います。(30代/女性/専業主婦)
・指示してきた人にとっては不要であっても、他の人にとって本当に不要なのか不安に思う。(30代/女性/パートアルバイト)
・処分した後に必要と言われるのが一番困る。そういう事が実際あるかはわからないが(30代/女性/自営業(個人事業主))
・特に個人情報などは、もう一度入手しようとすると大変だからです。(30代/女性/公務員)

46人は、依頼された書類が処分対象になるのかを心配しているようです。託した本人が間違えるかもしれないとの声や、ほかの人が必要な場合もあるとの意見も挙げられました。廃棄処分してしまうと再生不能になるだけでなく、改めて情報収集するためには多大な労力が必要ではないでしょうか。このような面倒さを防ぐためにも、書類の廃棄を慎重に考える人が多いようですね。

機密文書だと知ると内容が気になる人も

アンケートの結果、「内容が気になる」と答えた人が三番目になることがわかりました。

・どんな機密文書か気になるけど、任されたからには間違いなく迅速に処理したいと思います。もし、情報の漏洩があったら大変なことになるかもしれないから。(30代/女性/専業主婦)
・社内の機密文書の処理を任されたら、どんな内容の書類なのか気になってしまい確認したくなってしまいますね。しませんけど(30代/男性/会社員)
・気になる場合は、後で後悔するので、とりあえず内容を読んでみます。(40代/男性/会社員)

16人は廃棄する書類の内容が気になるようです。しかし、内容に興味を持ちながらも、情報漏洩を防ぐためにも迅速に処理するとの意見が挙げられています。一方、記載内容を確認したい気持ちになる人もいますよね。実際、自分で確認するとのコメントも見られます。もちろん、悪気があって読むケースばかりではありませんが、機密文書だと言われると却って気になるのかもしれませんね。

 機密文書の処理を依頼するときは相手の気持ちを考えて

アンケートの結果、機密文書の処理をまかされた場合、情報の漏洩を心配する人が最も多く、全体の過半数を占めることがわかりました。廃棄処理が完了するまでは気が休まらない人が多いようですね。一方、処分が妥当か迷う人は半数近くいますが、廃棄には慎重な傾向が見て取れました。託された書類の内容が気になる人は約2割。気にしながらも言われた通り処分する人から自分で確認する人まで、いろいろな対処方法があることもうかがえました。みなさんの中には、機密文書の管理に携わる人もいるかもしれませんが、ほかの人に処理を依頼するときはアンケートの回答事例をヒントにしてはいかがでしょうか。

■調査地域:全国
■調査対象:年齢不問・男女
■調査期間:2016年07月05日~2016年07月19日
■有効回答数:100サンプル

 

社内の機密文書の処理、まかされたら心配なことは?

【情報の漏洩】
・情報の漏洩があった場合、処理をした人間が疑われます。これってスゴく心配です。(60代/男性/自営業(個人事業主))
・自分に任せた本人や、他の人が漏らしたにも関わらず、自分の責任にされそうで面倒(40代/男性/公務員)
・本当に情報を漏洩せずに、出来たか、完全に心配がないか気になります。(30代/女性/専業主婦)
・機密文書が外部に流出することは、その会社の社会からの信用を失うことと同じだと思うから。(20代/女性/学生)
・きちんとしておくことが重要なポイントになるとはおもいますので・・。(40代/女性/パートアルバイト)
・情報が漏洩すると、社内だけの問題だけでなく、犯罪になったりするため(30代/女性/無職)
・自分がきっちり処分していても、その後何か事件があれば真っ先に疑われるから。(30代/女性/専業主婦)
・万が一、シュレッターの場所までに書類を落としてしまえば、情報が漏えいする恐れもあるからです。(20代/女性/専業主婦)
・情報が流出するようなことがあれば、自分の責任になってしまうから。(60代/女性/専業主婦)
・このやり方で大丈夫かな?漏えいしないのかな?と毎回不安になってしまいます。(20代/女性/無職)
・紙に書かれている内容がどこかから漏えいしたら真っ先に自分が疑われるのがいやです。(30代/女性/無職)
・自分が処理する前に情報が漏洩でもしたら、自分が疑われてしまうからです。(50代/女性/自由業・フリーランス)
・シュレッダーにかけてもまったく文字が読めなくなるわけではないし、溶解するにもその過程に持っていくまでに他人の目に触れない根拠はない。(30代/女性/無職)
・企業の情報の漏洩の問題が大きく取り上げられることが多いので、非常に気を使うと思います。(30代/女性/会社員)
・自分が処理するまでに、情報がもれることがあってはいけないので。(40代/女性/パートアルバイト)
・もし情報が流出するようなことがあれば、自分の責任になるから。(60代/女性/専業主婦)
・もし機密文書を処理したのにその情報が漏れたりしたら責任を問われるのではと思ったりする。(30代/男性/パートアルバイト)
・社内の機密文書の処理を任されたら、情報の漏えいが心配ですね。(30代/男性/自営業(個人事業主))
・自分が確実に処理してもいつどこでその文書が漏洩するかわからなく、もし漏洩した場合、まず自分が真っ先に疑われると思ったため。(20代/男性/会社員)
・万が一情報が漏えいした時に他人に原因があっても自分に責任があるから。(10代/女性/学生)
・自分の処理の仕方が悪くて情報が漏洩したりする野ではないかと思うのは心配です。(30代/女性/無職)
・情報が漏れることで、会社のみならず顧客や取引先にまで迷惑がかかるから。信用を失うことが一番怖いから。(40代/女性/専業主婦)
・文書の内容が、どこかで誰かに、漏れたらどうしようか、心配になります。(40代/女性/専業主婦)
・社内の機密文書の処理を任されたら、情報の漏えいが心配ですね。(30代/男性/自営業(個人事業主))
・自分では完璧にやったとしても、情報の漏えいが心配だと思います。(30代/男性/パートアルバイト)
・自分が漏洩していないのに他で漏洩してしまうと、やはり自分が漏洩したと思われてしまうので嫌だなと思いました。責任の問題もあるので人との付き合い方も心配するようになると思います。(30代/女性/専業主婦)
・その処理の最初から最後まで、自分の目で確かめたいと思います。漏洩は自分の責任になってしまいますので。責任重大です。(50代/女性/専業主婦)
・文書を外部に持ち出すことはないと思いますが、内容を口頭で話してしまって漏えいすることが心配です。(40代/男性/無職)
・情報が漏洩してはいけないと思うので、きちんと処理をしなければと、考えます。(30代/女性/会社員)
・やはり、情報が漏れないかどうかであります。その防止も、任されているので。(40代/男性/自営業(個人事業主))
・不手際によって情報が漏洩することだけは避けなければならないので、責任を持って処理が完了するまで心配はあると思います。(40代/女性/専業主婦)
・自分は漏洩しない!という気持ちがあってもいつ、どこで漏洩に繋がるかわからないので常に気を張っていないといけないかと思います。(30代/女性/専業主婦)
・故意に、情報を漏らすようなことをしなくても結果的に情報漏えいになってしまうこともあると思うので責任が重すぎる。(30代/女性/専業主婦)
・何らかの理由により機密文書をなくしてしまったり、紛失してしまって情報の漏洩に繋がるのではないかと心配してしまいます。(30代/男性/会社員)
・もしその書類の内容が漏れてしまった場合処理を任された自分が1番に疑われるので(30代/女性/専業主婦)
・仮に、自分のミスでない場合でも情報が漏えいしてしまえば責任を取ることになるし、情報管理についてさまざまな手段がある現代では、適切に処理できたかどうかの確信が持てないと思うため。(20代/女性/パートアルバイト)
・自分が任された場合は確実に処理するが、他の人の場合は必ずしもそうはしない可能性があるのではないかと考えるから。(40代/女性/専業主婦)
・管理が大変。情報が漏れたらその時点で自分の管理不足、責任だから。(30代/男性/自由業・フリーランス)
・もちろん情報が漏れないかと心配です。四六時中も情報の書類関係をかたときも肌身離さずに持ち歩かないと気が気ではありません。(60代/男性/無職)
・処理をする前に、文書が盗まれたり、紛失してしまったりすることが怖いと感じる。シュレッダーにかければ情報漏洩はないので、それまでの時間が一番心配。(20代/女性/会社員)
・会社の外に持ち出されることが一番心配でした。
家に持ち帰るなど、日常的に行われている時代だったので、とにかく無くさないでくれ、と。(50代/男性/無職)
・何かあった時に、引き受けた自分に非が無くても、自分の責任にされそう。(40代/女性/専業主婦)
・情報漏洩の約8割は内部の人間による流出など内部要因が多くを占めているので、慎重に処分する。(40代/女性/専業主婦)
・機密情報が書かれた書類なので、情報が漏洩してしまうことが一番心配になります。(40代/男性/無職)
・情報が漏えいしたら、組織や顧客に迷惑をかけてしまうし、自分の立場も危うくなるから。(20代/女性/無職)
・信頼されてうれしい反面、漏えいしたらどうしようと不安にもなる。(40代/女性/会社員)
・万が一漏えいした場合、それは自分の処理が甘くて漏えいしたのか、自分のもとに来る前にすでに漏えいしたのかわからず、責任の所在に困るから。(20代/女性/学生)
・情報の漏えいはどうしてもリスクがともなう。個人にまかすものではない。(40代/男性/会社員)

【本当に処分していいか迷う】
・まだ使うのではないかと思ってしまったり、そのまま厳重に保管した方がいいのではと思う時があるから。(20代/女性/専業主婦)
・本当に処分していい物なのか不安になります。間違えたら後から起こられるから(20代/女性/無職)
・機密文書の処理を任されたことがないのですが、本当に処分していいか迷います。(30代/女性/契約派遣社員)
・書類案件の担当者の責任の下に、処分すべき書類とされているはずだけど、客観的に「これ、いいの?」って心がザワツクことが結構ある。(40代/女性/専業主婦)
・処理するように頼まれたんだから、処理していいんだとは思うけど、少し心配になる。(40代/女性/パートアルバイト)
・処理を任されたが、私の一存で処分していいか、責任をとってくれるのか不安になる。(50代/男性/無職)
・自分一人で仕事をしているが、後で取返しが付かないため、不要書類を廃棄するときは慎重にしている。(50代/女性/自由業・フリーランス)
・この書類を処分したことによって、後日やっぱり処理すべきじゃなかったということにはならないだろうかと心配になります。(40代/女性/パートアルバイト)
・一旦シュレッダーにかけると、復元が難しいので、本当に処分していいのか心配なので確認します。(30代/女性/専業主婦)
・量が多いとその分処分しても大丈夫なのか心配になります。後は残らずきちんと処理します。(20代/女性/専業主婦)
・処分していいと指示されたものであっても、処分してはいけないものも含まれてて、間違って処分してしまうこともあるかもしれません。(40代/女性/その他専門職)
・重要性に差があるとはいえ、それ程の作業は指示された
ことはありませんのでわかりませんが、
やはり誤った処分をしてしまうのも問題ですので、
事前確認をすると思います。(50代/男性/無職)
・自分に責任がかかってくるので、本当に処分していいか確認しても迷うかもしれません。(20代/女性/自由業・フリーランス)
・指示してきた人にとっては不要であっても、他の人にとって本当に不要なのか不安に思う。(30代/女性/パートアルバイト)
・機密文書なので自分では確認できないけれど、大事な書類であることは間違いないし…といつも自問自答する。(30代/女性/専業主婦)
・本当に大切なものだったら、わざわざペーペーのスタッフには頼まず、上司が自分で処理すると思うから。それを自分らに頼むのはどういった理由があるのかまで気になってしまう。(20代/女性/会社員)
・自分が処理をしていいのかということが気になります。また、その書類を本当に処分して良いのか気になります。(30代/男性/無職)
・処分して良いものか悪いものか自分で見極めるのが難しいから。一人で判断できない(20代/女性/専業主婦)
・処分したあとに、やっぱり必要だったと言われないかなとか考えてしまうので、本当に処分していいのかと迷うと思うから。(30代/女性/パートアルバイト)
・何年後、何十年後かにこの書類ひとつがなかったことによってすべての契約が無効になってしまうのではないかと思うので。(20代/女性/会社員)
・あとから、まだ保存期間すぎていなくて、必要だったと言われたらとても困ります。(30代/女性/会社員)
・処分を任されたとしても、後になってまだ保管していないかと聞かれる可能性もあるので、本当に処分していいか迷うを選びました。(30代/女性/無職)
・プライベートでも、大事なことが書いてあるが
もう必要のないものを、捨てることはあるが、
万が一またいることがあると、、と
考えると少し心配になるから。(20代/女性/会社員)
・社内の機密文書を当に処分していいか迷う場合には困ると思います(50代/男性/会社員)
・処分と命令されれば、従うが、一度処分したら二度と復元できないため、本当に処分してよいものなのか躊躇する。(40代/女性/専業主婦)
・そもそも書類の処理を任してきた人が間違えていた場合の事を考えると、すぐに処理してしまう事は怖いなと思います。(30代/女性/専業主婦)
・なんでもそうだけど。疑いはありますね。確実な物はナアと思いますしね(30代/男性/契約派遣社員)
・処分した後に必要と言われるのが一番困る。そういう事が実際あるかはわからないが(30代/女性/自営業(個人事業主))
・後になって必要なものだったと言われても困るので、処分時には確認を怠らないようにしています。(20代/女性/契約派遣社員)
・重要な情報だからこそ本当に処分してしまっていいのか心配になると思います。(20代/女性/学生)
・機密文書になっているということは会社にとって必要な書類であったことを示すので、処理したあとに必要になることがありそうだからです。(30代/女性/専業主婦)
・情報の漏洩はないと思いますが、どこにどのように保管していいか悩みます。(50代/女性/会社員)
・特に個人情報などは、もう一度入手しようとすると大変だからです。(30代/女性/公務員)

【内容が気になる】
・社内の機密文書の処理を任されたら、どんな内容の書類なのか気になってしまい確認したくなってしまいますね。しませんけど(30代/男性/会社員)
・内容は気になるけど、自分の性格上、バリバリ裁断してしまうと思います。口も堅いし、こういうの任されがちです。(40代/女性/専業主婦)
・何が書かれているのか、知りたいと思うのは誰でも持っている気持だと思います。(50代/男性/無職)
・これを処分しろと言われたなら、ただ処理してしまうだけだが、それ以上の自分の裁量でとなったら、困るかもしれません。(40代/女性/専業主婦)
・どんな状況の時でも、シュレッダーにかける瞬間に心配になることがあります。人的ミスで処理するべき書類があるのではないか、と思ったり、自分が判断した書類だけではない分、不安になることはあります。(40代/女性/パートアルバイト)
・言われた手順で処理はするが、本当にそれで安全なのかを考えてしまう(40代/女性/契約派遣社員)
・気になる場合は、後で後悔するので、とりあえず内容を読んでみます。(40代/男性/会社員)
・自分に確認のすべが無いのに、後で必要な物だったらチョウーイヤっしょ!(40代/男性/会社員)
・焼却処分の前に中身が知りたいです。以外に値打ちの無い物が有りそうです。(60代/男性/無職)
・やはり内容を知りたくなると思います。でも知ったとしても信頼して(40代/女性/専業主婦)
・どんな機密文書か気になるけど、任されたからには間違いなく迅速に処理したいと思います。もし、情報の漏洩があったら大変なことになるかもしれないから。(30代/女性/専業主婦)
・社内の機密文書の処理、まかされたら心配なことは内容が気になる。秘密文書とかかもだから。(30代/女性/契約派遣社員)
・処分するにあたってどうしても内容が気になってみてしまいそうだから(20代/男性/会社員)
・どんなことが書かれているか気になってしょうがなくなりそうなので。(40代/女性/専業主婦)

【その他】
・処分を任されたときはよく確認してから処分するので心配することは特にありません。(20代/女性/契約派遣社員)
・自分の処理とは別のところで情報漏えいが起きたとき、責任を押し付けられることです。(40代/男性/会社員)
・心配なことは全くないので、私は「その他」という選択肢を選びました。(20代/女性/会社員)
・特にありません。きちんと処分対応をすれば良いだけです。誰に頼まれたか、いつ依頼されたか、いつ処理したか、どのように処理したかを記録しておきます。(40代/女性/専業主婦)
・特に心配なことはないと思う。でも内容次第では中身を知りたくなってしまうかもしれない(50代/女性/専業主婦)


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