機密文書廃棄!シュレッダーにかける?専門業者に依頼する?

2016年7月21日

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職務上で知り得た情報に関する「守秘義務」は当然のことですが、「個人情報の保護」にも厳しい目が向けられています。そのため、機密文書を廃棄するときの方法が大きな課題になりますね。機密文書廃棄の道具としてシュレッダーは身近な存在であり、導入する企業が増えているのではないでしょうか。一方、専門の業者に依頼する方法もあるため、どちらの方法が良いのか迷うかもしれませんね。そこで、機密文書廃棄はシュレッダーにかけるか専門業者に依頼するかについて、全国の男女100人を対象にアンケートを取ってみました。

【質問】
機密文書の破棄、安心なのはどっち?

【回答数】
社内でシュレッダーにかける:75
専門の業者に依頼する:25

シュレッダーを使って社内で処理したほうがより安全!

アンケートの結果、「社内でシュレッダーにかける」と答えた人のほうが多く、全体の75%を占めることがわかりました。

・専門の業者といえど外部なので、社内から出さずに抹消してもらえる方が安心だからです。(30代/女性/公務員)
・自分の眼の前で書類がシュレッターされることの安心感は大変重要です。業者だからといって安心せず、「できることは確実に自分でやる」癖をつけましょう。(20代/男性/学生)
・専門の業者の信頼度にもよりますが、一般論としてはシュレッダーが安心かと思います。 不安であれば、出てきた裁断クズをゴチャゴチャにかき混ぜてしまえば良いかと。(50代/男性/無職)
・自己責任で処分ができるほうが安心するため。専門業者に頼んで安心するには立ち合いが必要でコストがかかる。(40代/女性/パートアルバイト)

75人の男女は、シュレッダーのほうが安心だと考えているようです。データを社外に持ち出さなくても済むメリットが大きいですよね。自分の手で確実に処理できるほか、裁断後にかき混ぜてから廃棄すると安心ではないでしょうか。もちろん、業者を信頼することは大切ですが、立ち合い費用も掛かりますよね。このような理由から、社内で処理したほうがより安全で、費用軽減にもつながることがわかる結果となりました。なお、機密文書の取扱いに慎重な意見は、幅広い世代に共通することも大きな特徴のようですね。

専門業者に依頼すると溶解処理してもらえるので安心!

アンケートの結果、「専門の業者に依頼する」と答えた人のほうが少なく、全体の25%に留まることがわかりました。

・社内でシュレッダーでも構いませんが、信頼できる業者に依頼もいいと思います。(40代/女性/専業主婦)
・業者に頼んでやってもらったほうが楽だしシュレッダーをかける時間も無駄にならないと思う。(20代/女性/無職)
・社内でシュレッダーにかけても適当になるだけだから、専門業者に任せた方が確実だと思う(30代/女性/専業主婦)
・業者での処理を確認して溶解すると聞いたことがあるので、溶かす方が安全と思います。(40代/男性/無職)
・専門業者に依頼して、担当者立ち会いのもと、破棄処理を確認するのが良いと思います。(60代/男性/自営業(個人事業主))

25人の男女は、専門業者への依頼が良いと考えているようです。シュレッダーを使う選択肢も考えた上で、業者に頼むことを推奨する意見が多いですよね。自分で書類を廃棄する手間暇が掛からないことや、きちんと処理してもらえるなど、専門業者のメリットが挙げられています。処理方法も気になりますが、溶解処理して書類が残らないのなら安心ではないでしょうか。なお、担当者立ち合いによる処理に関する意見は、こちらにも寄せられているようですね。また、業者への依頼に関心を寄せる年代層も広いようですが、シュレッダーを選んだ回答者と共通することも分かる結果となりました。

機密文書破棄の2つの方法には一長一短!多くの人が関心を持つ

アンケートの結果、機密文書の破棄は社内でシュレッダーにかけると答えた人のほう多いことがわかりました。大切な書類を自分で廃棄できるので納得できるとの考え方が見られました。一方、専門業者への依頼を考える人からは、シュレッダーの使用を肯定しながらも、手間暇が掛からないなどのメリットが挙げられています。業者に依頼するためには会社担当者の立ち合いが必要ですが、こちらの意見はシュレッダーを推奨する人からもうかがえました。シュレッダーでの処理と専門業者への依頼、どちらの方法も一長一短があるようですが、機密文書の破棄は年代を超えて多くの人が関心を寄せている問題と言えそうですね。

■調査地域:全国
■調査対象:年齢不問・男女
■調査期間:2016年07月05日~2016年07月19日
■有効回答数:100サンプル
機密文書の破棄、安心なのはどっち?

【社内でシュレッダーにかける】
・シュレッダーは時間も手間もかかるので、社員にも大きなストレス。面倒になって書類を溜め込んだり、そのまま捨てる心配があるから。(50代/女性/専業主婦)
・どの過程で漏れるか分からないので、その場で責任を持って破棄するべきだと思います。(20代/女性/専業主婦)
・目の前でシュレッダーにかけ、水に濡らすなどした方が、業者に任せるより何倍も安心できます。(30代/女性/専業主婦)
・移動や管理など、近ければ近いほどとりあえずは安心かなと思います。(50代/女性/専業主婦)
・専門の業者の信頼度にもよりますが、一般論としてはシュレッダーが安心かと思います。
不安であれば、出てきた裁断クズをゴチャゴチャにかき混ぜてしまえば良いかと。(50代/男性/無職)
・機密文書の破棄、安心なのは社内でシュレッダーにかけること。基本だと思うから。(30代/女性/契約派遣社員)
・そもそもが信用できるのかが問題。何かあって確かめるなら、社内の方が対処しやすいはず。(40代/女性/専業主婦)
・専門業者とはいえ、悪意のある業者だったら機密文書が外部に漏れる危険があると思うので。(40代/女性/専業主婦)
・専門の業者から、万が一、漏れることもあるかと思うので、社内で完全に処理してしまった方が安心だと思う。(30代/女性/会社員)
・社内でシュレッダーをかけてるほうが安心です。専門の業者を信頼していない訳ではないですが、まずは社内でシュレッダーをかけるほうがいいと思います。(30代/女性/契約派遣社員)
・シュレッダーにかけられるものはすべてかけ、破棄する。コストをかけて業者に依頼してもどうかな?(40代/男性/会社員)
・機密文書に関わる人が増えれば増えるほど情報流失のリスクが高くなると思うからです。(30代/女性/専業主婦)
・社内が一番であります。業者が変な業者の可能性も考えますので。(40代/男性/自営業(個人事業主))
・30数年営業をしていました。必然的に製品原価を基にして見積書を作成していました。社内では経費節減が支持されていましたが、ある時事務員が原価が記入された用紙を裏紙として使用していたのです。社内の人間でさえこの様な者がいるのです。部外の人だったらどこまで信用できるのでしょうか?(60代/男性/無職)
・私は他人を信用していないので、他人に任せるぐらいならば、自分で処理します。(40代/男性/会社員)
・専門の業者に依頼した場合、きちんと破棄をしてくれたのか・紛失はしてないのかとすごく心配になってしまうので社内でシュレッダーで破棄した方が安心だと思います。(20代/女性/専業主婦)
・自分でシュレッダーにかけて処分するのが一番安心できます。他人にまかせるのは不安なところがあちます。(40代/男性/無職)
・機密文書の管理全体を専門業者に委託しているのであれば、専門業者へ依頼する方が安全だと思うが、そうでない場合には、情報が社外に渡る可能性が出てきてしまうので不安に思うから。(20代/女性/学生)
・膨大な量の機密文書であれば、専門の業者に依頼するべきかもしれませんが、そうでなければ担当が責任を持ってシュレッダーにかけるほうが安心できると思います。(40代/女性/専業主婦)
・社内で、シュレッダーにかける方が、自分でするので
安心だとおもいます。(40代/女性/パートアルバイト)
・専門の業者は確実に破棄してくれるとは限らないので、自分達で破棄した方が確実(30代/女性/専業主婦)
・自分の眼の前で書類がシュレッターされることの安心感は大変重要です。業者だからといって安心せず、「できることは確実に自分でやる」癖をつけましょう。(20代/男性/学生)
・業者になにを頼めるのかがわからないのもあるが、外に出すこと自体が安心できないことだと思う。(20代/女性/会社員)
・社内でシュレッダーにかけた方がすぐに処理できるので、機密文書の破棄は社内でシュレッダーにかけています。(30代/男性/会社員)
・どちらも安心ではありませんが、業者に依頼する方が危険だからです。情報の取り扱いを悪用されることがあります。(40代/男性/会社員)
・自分の会社で抹消した方が安心できると思います。業者に頼むと何に使われるかわからないので。(30代/女性/無職)
・専門の業者といえど外部なので、社内から出さずに抹消してもらえる方が安心だからです。(30代/女性/公務員)
・専門業者を頼むより、自分でシュレッダーにかけないと安心できません。(50代/女性/会社員)
・自分の目で裁断されたことを確かめられるから。業者に依頼すると、その業者から漏れる可能性もある。(30代/女性/専業主婦)
・専門の業者でもその書類を売られたりする可能性もあるとおもうから(20代/男性/会社員)
・専門の業者でも、機密文書が外部に出ること自体危険なので、社内でシュレッダーをかけた方が断然安全です。経費削減にもつながります。(40代/女性/専業主婦)
・業者に依頼すると依頼した業者が何をするか分からないので、シュレッダーにかけた方が安心できます。(30代/女性/無職)
・専門業者で悪用されないとも限らないので、極力自社対応のほうが良いと思うから(40代/女性/専業主婦)
・社内でシュレッダーにかけてから、かつ専門の業者に廃棄を依頼するのが一番安心だと思う。(30代/女性/専業主婦)
・社内から情報のまま持ち出すのは危険な気がします。
社内の人材を育てるべきだし、お互いに信頼関係を気づけるべき。(40代/女性/会社員)
・やはり、目に見える形での処理をしておくのが一番安心だとはおもいますね・・。(40代/女性/パートアルバイト)
・専門の業者と信頼関係ができていなければ、社内情報がすべて漏えいしてしまうことに。社内で破棄すれば漏えいの心配はありません。(20代/女性/専業主婦)
・機密文書なので、間違っても他の誰かに知られのは困るから、確実に自分でシュレッダーにかけます。(30代/女性/専業主婦)
・確実に特に見えなくしたい箇所を確認の上、処分できるから。個人情報とか!(40代/男性/会社員)
・専門の業者に依頼しても、専門の業者自体が信頼できないのではないかと思う(50代/男性/会社員)
・業者に依頼したとして、その業者が漏洩させてしまう恐れもあるから。自社で責任をもって処分すべき(20代/男性/学生)
・もうひとつ関わる業者が増えることがそもそも不安だから。その会社のみで破棄してほしい。(30代/女性/会社員)
・専門の業者を依頼したことがありますので、きちんと処理してくれることはわかってはいるのですが、気持ちの問題で社内で処理したほうが確実で安心な気がします。(40代/女性/パートアルバイト)
・機密文書の破棄を安心して依頼できる専門の業者を見つけるのは用意ではないと思う。それであれば、社内に一台シュレッダーを置いておき、自分たちで文書の破棄を行ったほうが手間も省けると思ったから。(20代/女性/会社員)
・機密文書の内容を他社に知られるのはどうかと思うので、社内シュレッダーの方がいいと思います。(20代/女性/会社員)
・社内で形をなくしてしまった方が良いと思う。最初から専門の業者に頼むとその業者が絶対に見ない、とは言い切れない。(20代/女性/契約派遣社員)
・他人に頼むより自分でシュレッダーをかけた方が確実で安心だから。(40代/女性/専業主婦)
・社内内部でシュレッダーにかけた後で、焼却処分にするのが一番です。外部の業者では万が一の時には安心出来ませんから。(60代/男性/無職)
・専門業者に依頼して、費用や漏らすのではないかという不安が強くあるから(20代/女性/専業主婦)
・人を疑ってはいけないが、自分の目できちんと確認したほうが安心できるから。(50代/女性/自由業・フリーランス)
・専門の業者も信頼することが出来ないので、社内でシュレッダーをかけます。(20代/女性/契約派遣社員)
・社内で信頼できる人に確実にシュレッダーにかけてもらった方が安心できる。破棄した事がはっきりと確認できる。(40代/女性/契約派遣社員)
・自分が見ている前で、しっかりとシュレッダーにかけた方が、確認できる(20代/女性/パートアルバイト)
・自己責任で処分ができるほうが安心するため。専門業者にたのんで安心するにはは立ち合いが必要でコストがかかる。(40代/女性/パートアルバイト)
・その場で細かく刻めるシュレッダーにかけることが最も安心できる方法だと思います。(20代/女性/学生)
・最近のシュレッダーは細断がとても細かくて安心度が高いと思います。(50代/男性/無職)
・専門の業者に渡すのも不安があるので、社内でシュレッダーをする方が安全な気がします。(40代/女性/パートアルバイト)
・専門の業者が安心できるか、というところが大事になってしまため。(30代/女性/専業主婦)
・シュレッダーにかけなければならない文書が大量にある場合は専門の業者に頼りたいところですが、情報漏洩を防ぐためにも社内で責任もって行なう方が無難です。(40代/女性/その他専門職)
・外部の業者に頼むのは信用できないから、社内で処理した方がいい。(40代/女性/パートアルバイト)
・社内で処理したほうがいいと思います。専門の業者が信頼できない(20代/女性/無職)
・その場でシュレッダーすることが一番安心だと思っているが、勤務先ではあらゆる職場からの書類を収集し専門の業者に依頼しているようだ。書類が多いと職場で破棄することが大変な場合があり、そのようにしているようだ。しかし、目の前でのシュレッダーが一番安心できるので、なるべくシュレッダーにかけるようにしている。(60代/女性/パートアルバイト)
・専門業者に依頼するとそこから漏れる可能性がありそうで怖いと思うから。(50代/女性/会社員)
・専門の業者に依頼すると、そこで悪用されるのではないかと考えてしまうので、社内でシュレッダーにかけた方が安心します。(30代/男性/無職)
・自社のことは自社でやったほうが他のところよりも安心じゃないかと思った。(30代/男性/パートアルバイト)
・専門業者の中にスパイが紛れ込んでいる可能性があるので、社員がシュレッダーにかけるのが良いと思います。(50代/女性/自由業・フリーランス)
・自分の手で隠滅した方が安心だと思うからです。専門でも絶対信用できるわけじゃないからです。(40代/女性/専業主婦)
・専門の業者に頼んでも、もし不正があった場合面倒なことになるから。(40代/女性/自営業(個人事業主))
・自分たちの目でシュレッダーで粉砕したのが確認できる方が安心だと思うからです。(30代/女性/会社員)
・一番いいのは目の前で確実にシュレッダーにかけるのがいいと思います。専門の業者を視察や定期的に監査できればいいのですが、目の前で読める状態ではなくなったという安心感が欲しいと思いました。(30代/女性/専業主婦)
・部外者を入れることに抵抗がある。シュレッダーにかけた後燃やせばいいといつも思う(40代/男性/公務員)
・社内でシュレッダーにかけた方が、自分にも破棄したことがわかるので安心です。(20代/女性/自由業・フリーランス)
・一度でも外に出すと万が一情報漏えいがありうると思います。なるべく外に出したくないです。(20代/女性/無職)
・専門の業者も人間なので不安はぬぐいきれない。シュレッダーなどの機械に任せた方が信頼できるため。(20代/男性/会社員)
・業者に依頼すると、文書が悪用されるかもしれないから。処分したふりをして、悪徳業者に売っているかもしれないから。(20代/女性/無職)

【専門の業者に依頼する】
・業者に頼んでやってもらったほうが楽だしシュレッダーをかける時間も無駄にならないと思う。(20代/女性/無職)
・機密文書を安全に処理してくれるイメージがあるので、シュレッダーにかかるよりも、専門の業者に依頼するほうが安心できるかなと思うから。(30代/女性/パートアルバイト)
・社内でシュレッダーにかけるのも手ですが、専門の業者には劣るとおもいます。(30代/男性/自営業(個人事業主))
・すべて疑っていたらきりがないので専門業者にお任せしたほうが良いと思いました(50代/女性/会社員)
・社内でシュレッダーにかけても適当になるだけだから、専門業者に任せた方が確実だと思う(30代/女性/専業主婦)
・専門業者に委託する場合、中身がわからない状態で委託する。故に、先ずはシュレッダーにかけるか、未開封のまま溶解される現場を確認できるスタイルの業者(40代/女性/専業主婦)
・業者での処理を確認して溶解すると聞いたことがあるので、溶かす方が安全と思います。(40代/男性/無職)
・シュレッダーでも、集めてつなげられる可能性があると思うので、専門の業者だと信頼があり安心します。(30代/女性/会社員)
・専門業者への信頼性までは考慮しきれないかもしれませんが、
あくまでも社内での検閲の方が甘くなりかねませんので、
ここまですべきだと思います。(50代/男性/無職)
・お金を払って専門の業者に依頼しているはずなので、社内でシュレッダーにかけるより安心だと思う。(30代/女性/無職)
・以前働いていた会社で、社内に置けなくなった書類は業者に頼んでいました。
保管期間を過ぎた書類に関してはその業者の方が責任持って焼却していました。
その為本来なら社内と言いたいところをあえて専門業者という回答をしました。(30代/女性/専業主婦)
・機密文書を取り扱う専門の業者なら、安心して任せることができるので、専門の業者に依頼しています(30代/男性/会社員)
・社内でシュレッダーでも構いませんが、信頼できる業者に依頼もいいと思います。(40代/女性/専業主婦)
・専門業者に依頼して、担当者立ち会いのもと、破棄処理を確認するのが良いと思います。(60代/男性/自営業(個人事業主))
・もちろん業者から漏れるリスクもありますが、情報の選別を考えるとコスパが悪すぎてもらさないと思います。(30代/女性/パートアルバイト)
・安心なのは。専門業者に依頼するのが、一番だと思いますねと思います(30代/男性/契約派遣社員)
・社内でシュレッダーにかけるのも手ですが、専門の業者には劣るとおもいます。(30代/男性/自営業(個人事業主))
・廃棄業者の中には、直接溶解・シュレッダー処理・焼却処理など様々なタイプの業者が存在し、ずさんな業者も存在するので、社内で確実に処理するほうが安心する。(40代/女性/専業主婦)
・社内でのシュレッダー処理は、完璧に破棄できるとは言えないと思うから。(60代/女性/専業主婦)
・外部に頼むのも100パーセント安全とは言えないが、もしもの時、社内であれば機密文書の内容が理解できる人材が何人いるか分からないので。それをライバル社に流してしまう可能性を考えると、内部の人間よりは、外部で処理する方が僅かでもリスクが低いと思うから。(20代/女性/無職)
・専門の業者に任せたほうが、破棄の仕方に詳しいので安心だと思います。(30代/男性/パートアルバイト)
・社内のシュレッダーはかけ忘れてそのまま捨ててしまう場合があるので、専門業者への依頼が確実に破棄できる。(20代/女性/専業主婦)
・社内でのシュレッダー処理は、作業がきちんとなされるのか、不安があるから。(60代/女性/専業主婦)
・安心なのは、専門の業者に依頼する事だとは思うが、コストを考えると抵抗ありそう。(40代/男性/パートアルバイト)
・社内でシュレッダーにかけるのは当然で、専門の業者に依頼したうえでしかるべき手段で破棄したほうがいい(40代/女性/契約派遣社員)


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