心臓がどきどきする機密文書処理!任された経験を持つ人は?

2016年7月21日

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仕事に就くときは、職場の規則に従う必要がでてきます。また、仕事に関する情報の扱いが厳しい部署もありますよね。大切な情報の漏洩を防ぐためには日々の管理を徹底するほか、廃棄するときも万全な方法が望まれます。もし、自分が上司なら、仕事をきちんとこなせる人でないと任せられないのではないでしょうか。みなさんの中には企業やお店などへ勤めている人や、勤めていた人もいると思われますが、機密文書処理を任された人がどれくらいいるのか気になりますよね。そこで、職場で機密文書処理を任された経験を持つかどうかについて、全国の男女100人を対象にアンケートでうかがってみました。

【質問】
機密文書の処理、任されたことがある?

【回答数】
はい:42
いいえ:58

 機密文書の処理を任されたことがない人は約6割!

アンケートの結果、「任された経験がない」と答えた人が約6割いることがわかりました。

・誰が処理していたのか?わからない部署で私は勤務していました。(50代/女性/専業主婦)
・会社の上司が行ったとおもいます。あまりかかわりたくないです。(50代/女性/会社員)
・全ては社長と部長の二人がされているので、私には権限がありません。(50代/女性/会社員)
・だいたい上の人だと思います。長がつく人とか秘書の人とかかなと。(20代/男性/会社員)
・処理は任されたことはないが、管理は任されていた。ちょっと不安感はあった。(40代/女性/パートアルバイト)

58人の男女は、機密文書の処理を任されたことがないようです。そのような書類とは無縁の部署で勤務していたとの体験談が寄せられています。大事な書類の廃棄は役職が上の人が行う傾向がうかがえました。ただし、「思います」とのコメントが多いことから一般従業員は知らないのかもしれませんね。関わりたくないという意見にも頷けます。このように、機密文書処理の経験がない人からは、直接関わる機会がない人やシステムを熟知していないなどの共通点があることがわかる結果となりました。なかには、機密文書の「管理」を任された人もいるようですが、「処理」以上に気を使う必要があったのではないでしょうか。

約4割の人は機密文書処理の体験あり!業者への依頼も

アンケートの結果、約4割の人は「処理を任されたことがある」と答えたことがわかりました。

・ペンなどでぬりつぶした後にシュレッダーで文字を再現不可能にする。(20代/女性/契約派遣社員)
・以前、お客さんの個人情報の処理をまかされました。まとめて焼却炉で燃やしました。あとかたもなくなるまで何度も確認しました。(60代/男性/無職)
・段ボールに入れて、業者に頼んで特殊な薬品で溶かすという処理をしました。(20代/女性/無職)
・あります。機密文書の中にもレベルがあり、シュレッダーにかけるものもあれば、溶融処理をしてくれる業者に依頼することもありました。(30代/女性/パートアルバイト)

42人の男女は、機密文書の処理を経験しているようです。シュレッダーにかける方法がありますが、その前に重要な箇所を消すことがポイントになりますよね。焼却炉で処理した人もいて、焼却後の確認を徹底したとの体験談が寄せられました。専門業者に溶融処理を依頼するとのコメントも見られますが、書類の重要度に合わせてシュレッダーと使い分けをする職場があることもうかがえました。こちらの回答者には、若い世代や正社員以外の人もみられるようですね。

機密文書処理経験者がやや少ない!ただし処理方法は徹底!

アンケートの結果、機密文書の処理を任された経験のない人が約6割になることがわかりました。重要書類を扱う機会がない人や、書類の処理担当者を知らない人が多いようです。一方、機密文書の処理を経験した人の雇用形態はいろいろで、処理方法について具体的な回答も寄せられています。焼却やシュレッダーの利用、業者への依頼など職場によっても異なるようですが、いずれも徹底している様子がうかがえました。みなさんの中には機密文書の処理方法に悩む人もいるかもしれませんが、こちらに寄せられた意見を参考にしてはいかがでしょうか。

■調査地域:全国
■調査対象:年齢不問・男女
■調査期間:2016年07月05日~2016年07月19日
■有効回答数:100サンプル
機密文書の処理、任されたことがある?

【はい】
・シュレッターで細かくし、さらに袋の中でもみ、ばらばらにした。(40代/女性/会社員)
・徹底的にシュレッダーにかけた後、外から見えないように紙袋などに入れてゴミにしました。(30代/女性/無職)
・機密文章の処理については、処理手順が決まっていて手順に従っていました。(60代/男性/自営業(個人事業主))
・シュレッダーを使いました。自分で誤って印刷してしまった文書を処理したこともあるし、上司に頼まれたものもあります。(40代/女性/専業主婦)
・あります。機密文書の中にもレベルがあり、シュレッダーにかけるものもあれば、溶融処理をしてくれる業者に依頼することもありました。(30代/女性/パートアルバイト)
・以前、お客さんの個人情報の処理をまかされました。まとめて焼却炉で燃やしました。あとかたもなくなるまで何度も確認しました。(60代/男性/無職)
・機密文書は、シュレッダーにかけて処理した事があります。 シュレッダーにかけるのは必須。(40代/男性/パートアルバイト)
・文書の中から個人情報などが入ったものを選り分けて、シュレッダーにかけました。(60代/女性/専業主婦)
・自分で仕事をしているので、すべて自分で処理している。ごみ袋には2回以上に分けて出している。(50代/女性/自由業・フリーランス)
・頼まれたあとに、誰にもきづかれずに内密にこっそり処理しました。(30代/男性/自営業(個人事業主))
・シュレッダーにかけて捨てる。何の文書を廃棄したか、いつ処理したかは念のため記録しておきました。(40代/女性/専業主婦)
・機密文書の処理、任されたことがあります。管理職なら一度はあるとおもいます。(30代/女性/契約派遣社員)
・保管期限の過ぎた文書類を全てシュレッダーに掛けて、処理しました。(30代/女性/会社員)
・社内に設置された社外秘の文書専用の処理BOXに投入し、総務部の担当者が集めて関連業者へ処理依頼をする(40代/女性/契約派遣社員)
・以前、会社の社外秘文書の処理などを、任されたことがあります。細かくシュレッダーにかけました。(40代/女性/専業主婦)
・あります。処理方法としては、完全にシュレッダーで、復元できないようにしました。(40代/男性/自営業(個人事業主))
・ペンなどでぬりつぶした後にシュレッダーで文字を再現不可能にする。(20代/女性/契約派遣社員)
・機密文書の処理、任されたことがあるのではないかと思いますが、処理方法は覚えていません。(50代/男性/会社員)
・シュレッダーにかけたり、重要な部分だけスタンプを押して見えなくする方法で処理したことがあります。(20代/女性/会社員)
・スタイル。書類を段ボール箱に詰め込んで地域の紙リサイクル業者に持ち込みます。コンテナ(タンク?)に放り込むとそのまま溶解されるシステム。(40代/女性/専業主婦)
・上司に依頼された全ての書類を、シュレッダーで裁断して、破棄しました。(30代/女性/会社員)
・社内の専用のポストに捨て、機密文書処理業者によって書類を溶かして処分した。(20代/女性/専業主婦)
・ほとんど毎月、一人でシュレッダーで機密文書の処理を行っています。(20代/女性/契約派遣社員)
・名前などのところをマジックで塗り潰してからシュレッダーにかけた。(50代/女性/会社員)
・シュレッダーをかけた書類を、もう一度持って来て下さいと言われました。(50代/男性/無職)
・段ボールに入れて、業者に頼んで特殊な薬品で溶かすという処理をしました。(20代/女性/無職)
・会社にとって見せられない書類はシュレッダーでの裁断で文書は処理していました。(40代/女性/専業主婦)
・1つ1つホッチキスをとってシュレッダーにかけるだけです。量が多い時は、隠すように包んでそのまま捨てていました。(20代/女性/専業主婦)
・薬液での処理です。シュレッダーより低コストで大量に確実に処理ができます。シュレッダーは時代遅れです。(40代/男性/会社員)
・課長級の役職にいたときですが、部のISMS(情報セキュリティ管理)を担当しました。
文書自体は個人個人の管理が多いので、適切に施錠された棚などに保管しているかの内部監査を定期的に実施しました。(50代/男性/無職)
・シュレッダーの破断が大きめなので、字の小さいやつはさみで細かーく切った。それ以外はシュレッダー(30代/女性/自営業(個人事業主))
・頼まれたあとに、誰にもきづかれずに内密にこっそり処理しました。(30代/男性/自営業(個人事業主))
・事務員で働いていたときにあります。中身を見てもわからないので、そのままシュレッターにかけていました。(20代/女性/専業主婦)
・シュレッダーで裁断して、企業ごみとして袋に入れて出していた。(30代/女性/専業主婦)
・営業所の責任者だったので・・。ため込まないように自分でこまめにシュレッダーにかけていました。(40代/女性/専業主婦)
・機密がどの程度の内容かかわからないのですが、社外秘のものはシュレッダーや本社が業者にたのんで処理していました(50代/女性/専業主婦)
・機密文書は特定の者しか扱えない決まりとなっておりましたので、処分の際は所属長の承認を受けてからシュレッダーへとかけておりました。(40代/女性/パートアルバイト)
・年金事務所で働いていた際は機密文書、個人情報を常に扱っていました。
処理が終わったものに関してはすべてシュレッターや担当者に返しました。(30代/女性/専業主婦)
・シュレッダーを使って、細かく裁断しました。その後、ビニール袋に入れ、燃えるゴミとして出しました。(50代/男性/専業主夫)
・シュッレッダーで処理しましたが、昔の役員名簿で中にはお亡くなりになられた方もいらっしゃいました。(60代/男性/無職)
・一枚一枚、シュレッダーにかけて、ごみとして、すてていむした。(40代/女性/パートアルバイト)
・文書の中から機密性のあるものを選り分けて、シュレッダーにかけました。(60代/女性/専業主婦)

【いいえ】
・全ては社長と部長の二人がされているので、私には権限がありません。(50代/女性/会社員)
・得にはこのような処理はしたことがないですが、どこの部署でしているかはわかりませんね・・。(40代/女性/パートアルバイト)
・部長が管理していました。
若いスタッフがメインの会社で、1度同じ部署の人間が事故を起こしたのでそれ以来徹底管理されていました(30代/女性/専業主婦)
・管理責任者が行っていました。私は契約社員の立場でしたので、処理を見たことは一度もありませんでした。(30代/女性/契約派遣社員)
・機密文書の最終的な処分は、その部門の長の人が行うことになっています。(40代/男性/会社員)
・そういう文書を保管している係りの人がいて、会社の中ではその人が保管していました。(40代/女性/パートアルバイト)
・手伝ったことはあるのですが、当時勤めていた社長が処理していました。(30代/男性/無職)
・会社の上司が産廃業者に依頼していた。その後の処理方法も業者からしっかり連絡がきた。(30代/女性/専業主婦)
・会社の中で偉い方が任されていました。どのようなものか見せてもらえませんでしts(30代/女性/パートアルバイト)
・求人に応募した人の個人情報などは、部長クラスの社員がまとめてシュレッダーにかけるなどの処理を行っていた。(20代/女性/パートアルバイト)
・機密文書は会社の中でもそれを専門に扱う法務部などで処理をしている(30代/女性/会社員)
・秘密を守る君という専用にボックスがあって、2月に一度専門業者が廃棄を担当していた。(30代/女性/専業主婦)
・師長や副師長が処理しています。
クラークさんも、師長や副師長から支持があったときに、指示通りに処理しています。
看護助手やリーダー看護師以下の看護師は、指示があったときにのみ、指示通りに処理します。(50代/女性/その他専門職)
・とくに機密文書を貰ったことはありません。会社に勤めているわけではないので(20代/女性/無職)
・部の機密文書は全て、まとめて部の二年目の社員が担当しています。(30代/女性/公務員)
・うちの課長がやっていました。すべてのそのような情報を取り扱っているのは彼だから。(20代/女性/会社員)
・オフィスの文書のなかで重要とされる書類を管理することはあっても、処理することは任されたことはありません。誰が処理していたかまでは把握しておりません。(40代/女性/その他専門職)
・実際に処理しているところを見たわけではありませんが、私より上司の店長が処理していたと思います。(20代/女性/学生)
・会社の社長かフロントのスタッフ。兄弟会社の専務などが処理してた。(20代/女性/専業主婦)
・処理は任されたことはないが、管理は任されていた。ちょっと不安感はあった。(40代/女性/パートアルバイト)
・重要なポストには就けなかったので、機密文書そのものの存続がわからない。(50代/男性/無職)
・規模の小さい会社に勤めていたので、社長のすぐ下のポジションにあたり、私(主任)の上司でもあった課長が処理をしていました。(30代/女性/会社員)
・特に無いのですが、あくまでも機密文書に近い
文書を配布されたことはあります。
その後の処分はやはり厳重に言われました。(50代/男性/無職)
・会社の上司が行ったとおもいます。あまりかかわりたくないです。(50代/女性/会社員)
・事務所の方や総務の方が処理していたのではないかと思います。シュレッダーを使っているところをみたことがあるので間違いないです。(30代/女性/専業主婦)
・長いこと仕事やってるけど。未だに任された事はないです。凄い重要な仕事かなと思います(30代/男性/契約派遣社員)
・企画の責任者に指示されて、わりと下の立場の先輩が処理していた。(20代/女性/学生)
・次長、部長クラスの管理職です。細かい仕事は下の仕事で、人事や情報、帳簿の管理は管理職がしていました。(40代/女性/専業主婦)
・社内の機密文書は、総務部が一括して委託業者に破棄を依頼してました。(40代/男性/無職)
・その店舗の責任者である店長だったと思う。機密扱いのものを目にすることも、処分するのを見たこともないので、多分ですが。(40代/女性/専業主婦)
・社長や上司の人が処理をしていました。細かく裁断して、燃えるごみにしていました。(30代/女性/会社員)
・家では、そういう機密文書がないので分からない。会社にいた頃は上司がしていた(20代/女性/専業主婦)
・基本的に秘書の方がいろいろな文書を処理されていたと思います。(30代/女性/専業主婦)
・自分が勤務している会社ではそれらを担当している人がおり、その人に一任して処理をさせていました。(40代/男性/無職)
・総務のおばちゃまが処理しています。
しかしうちは支店なので、本社に送ってそちらで処理しているようです。(30代/女性/無職)
・本当の話ですが、誰がやっているのか考えたことさえありませんでした。(50代/女性/自由業・フリーランス)
・機密文書の処理を、任されたことは、一度もありません。大企業だけ?(40代/女性/専業主婦)
・誰が処理していたかは、わかりません。機密文書なので、教えてもらったり聞いたことはありません。(40代/男性/無職)
・誰が処理していたのか?わからない部署で私は勤務していました。(50代/女性/専業主婦)
・上野人だと思います。私の所には機密文書の処理の依頼は着たことがありません(40代/男性/公務員)
・機密文書の処理は、職場の上司が行っているので、任されたことはありません。(30代/男性/会社員)
・機密文書を扱うような仕事についた事はないので、いいえを選びました。
たぶん会社の上の方にいる人達が処理していると思います。(30代/女性/無職)
・人事担当、もしくはその文書の作成を担当したスタッフが処理していた。(20代/女性/会社員)
・機密文書についてはまったく関与していなかったので、誰が処理していたのかもわかりません。(40代/女性/専業主婦)
・定かではないが、たぶん、その課の責任者が処理を任されていたと思う。(40代/女性/自由業・フリーランス)
・支店長など支店の中で1番えらい人が責任をもって処理していました。(30代/女性/専業主婦)
・書類の整理を担当している事務担当の人に任せた。任せた際には、あらかじめ処理方法を聞き、処理が終わったらすぐに報告してもらうようにしていた。(20代/女性/学生)
・自分の会社では経理の方が機密文書や人事関係の処理を行っています。(20代/男性/会社員)
・作成した情報は直属の上司に引き継ぎ、その後の処理は事務員の方が一括して行っていました。(20代/女性/自由業・フリーランス)
・会社のトップから気に入られている社員。社内の噂では愛人として囲われていたらしいが、こんなことが社内中に漏れている会社ってひどい会社だったと思う。(40代/女性/専業主婦)
・病院の医療事務で守秘義務がありそうな、病状を記入した用紙を扱っていました。その処理は社員がしていたと思います。(30代/女性/無職)
・だいたい上の人だと思います。長がつく人とか秘書の人とかかなと。(20代/男性/会社員)
・自分の直属の上司にお任せし、対応していただきました。私にはまだ重すぎる業務です。(20代/男性/学生)
・私は、今のところ会社では機密文書の処理を頼まれたことがありません。事務の人がしています。(20代/女性/自由業・フリーランス)
・法務の責任者が担当している。複数人でチェック機能を万全にしているので、漏えいする可能性はほぼゼロ。(40代/男性/会社員)
・機密文書の処理は任されたことはありません。そういった処理は上司が行っていました(30代/男性/会社員)
・機密文書の取り扱いに責任が持てる上長が取り扱い、一般従業員にはなるべき任されないようになっていた(20代/男性/学生)
・小さな会社だったのでその当時の会社の社長が処理をしていました。他はその会社の身内の方が事務をされていて、その方が処理をしていました。(30代/女性/専業主婦)


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