あなたの会社ではシュレッダーの規則を決めていますか?

2016年3月29日

あなたの会社はシュレッダーを定期的にかけるルールを設けていますか?

個人情報の漏洩などが起きてニュースで話題になる会社も増えていますよね。
会社の信用にも大きく関わる問題なので、セキュリティには気をつけたいところですが、実際に紙の情報までしっかりシュレッダーを利用して情報の漏洩防止に務めている会社はどのくらいあるのでしょうか?
そこで100人に、勤務している会社が定期的にシュレッダーを使うルールを設けているかどうかを聞いてみました。

【質問】
あなたの会社はシュレッダーを定期的にかけるルールを設けていますか?

【回答数】
いいえ:61
はい:39

社員の判断次第でシュレッダー。会社としての意識はまだ低いかも

アンケートではいいえと答えた人が61人と半数を超えました。

・機密書類は専用のボックスに入れるため、基本的に「シュレッダーにかけなければいけない書類」というルールはない。
シュレッダーを利用するのは異動が決まった時、整理のために机の引き出しの中にたまった古い書類を破棄したいときだけ。(40代/女性/会社員)
・定期的にはない。ただし業者に保管をお願いしていると書類については、定期的に廃棄を依頼している。(50代/男性/会社員)
・シュレッダーは各自が、各自の判断に基づいて行っており、ルールは全くありません。(40代/男性/会社員)
・ルールは特にないですが、シュレッダーは各自こまめにかけています。(30代/女性/会社員)
・文書にシュレッダーをかける義務は設けていないが、職員はこまめにかけるよう心掛けている。(30代/男性/会社員)

機密の書類の管理は独自で行っているという会社と、社員それぞれに任せているという会社の2つがあるようです。
前者はかなりセキュリティには気を使っており、業者に任せるなど確実な方法を取っていると言えそうです。
一方で社員それぞれに任せるという会社も多く、こまめにかけているという回答も多いですが、ルールの取り決めはなくリスク管理においては意識が低い会社はまだ多いと言えそうです。

毎日シュレッダーにかけるなど、規則は厳密な会社も

ルールを設けていると回答した人は39人でした。

・顧客情報や機密書類を扱うことの多い部署なので、外部に漏れたら信用問題になるから(20代/女性/会社員)
・一日の最後にその日の分の書類はすべて破棄することになっている。(30代/女性/会社員)
・自分でやる事はあまりないけど。事務さんがやってくれていますよね。(30代/男性/契約派遣社員)
・定期的というよりは、都度シュレッダーしなければならないルールです。(40代/男性/会社員)

運用している会社では非常に厳密で、毎日やその都度シュレッダーに掛けなければいけないようです。
特に会社や部署によっては機密情報を多く扱うところもあるので、そうしないと大きなリスクがあるのでしょう。
また、シュレッダーを事務の人がかけるという決まりになっている会社もあり、責任の所在や規則をはっきりわかりやすい形で運用しているといえるでしょう。
これくらい明快な方が運用にとって都合が良さそうですね。

わかりやすいルール化なら運用も難しくないかも

アンケートではまだルール化をしていない会社が半数以上でしたが、4割はルール化をしているなどシュレッダーについての意識も高まっていると言えそうです。ルールを見ていくと、部署に任せる、使ったらすぐにかけるなどシュレッダーをかける頻度が高く習慣化を図っている会社が多いことが伺えます。
定期的といっても週1などの頻度では忘れることもあり、書類が溜まり過ぎるということもありそうです。
これくらい高頻度で社員が特に意識せずとも、しっかりシュレッダーを使うクセを付けるようにした方が良いのかもしれませんね。

■調査地域:全国
■調査対象:【職業】契約派遣社員 会社員 会社役員 公務員
■調査期間:2016年03月01日~2016年03月15日
■有効回答数:100サンプル

あなたの会社はシュレッダーを定期的にかけるルールを設けていますか?

【はい】
・書類の廃棄する時期は書類ごとに決まっているので その時期が来たらシュレッダーにかけます。(30代/女性/契約派遣社員)
・毎日書類が豊富に出るので、出勤した時と帰る時には行っています。(20代/女性/契約派遣社員)
・シュレッダーにかける頻度などの書類管理に関する規定が決められています。(20代/男性/会社員)
・原則はその発生の都度、重要文書の処分はシュレッダーにかける事になっているが、週末、月末、期末に定期的に処分するルールがある。(60代/男性/契約派遣社員)
・この日!というのは決まっていないけど入れ物があってそれがたまったらかけている(30代/女性/会社員)
・貯めることを防ぐため、定期的にするようにしています。確認もします。(30代/男性/会社員)
・機密として定義された資料はかならずシュレッダーにいれるルールがあります。(20代/女性/会社員)
・機密情報は必要がなくなったらすぐにシュレッダーするように指示されています。(30代/男性/会社員)
・連休一週間前までには、必要のない書類等はシュレッダーを掛けるようにしています。(40代/男性/契約派遣社員)
・私がゴミを管理していますので、必要なものはシュレッダーにかけて処分するようにしています。(40代/女性/会社員)
・ため込んでいると後が大変だし、何かあってからでは遅いので定期的にシュレッダーをするように言われています。(50代/男性/契約派遣社員)
・外部に漏れてはいけない紙と、普通に捨てて良い紙を分けていて、前者は月に一度シュレッダーにかけています。(20代/女性/会社員)
・顧客情報や機密書類を扱うことの多い部署なので、外部に漏れたら信用問題になるから(20代/女性/会社員)
・一日の最後にその日の分の書類はすべて破棄することになっている。(30代/女性/会社員)
・定期的というよりは、都度シュレッダーしなければならないルールです。(40代/男性/会社員)
・定期的にかけるのは当然。社内規範にあるが、なくともかけるのは常識だろう。(40代/男性/会社員)
・一日終わるごとに、その日出たものは全てシュレッダーにかけるようにしている。(20代/女性/会社員)
・不要になった名簿などはすぐにかけるように指導されているから。(20代/女性/会社員)
・職場内に小型シュレッダーがあるし、月一回、まとめてシュレッダーする日が決まっている。(40代/男性/公務員)
・年に一度の大掃除の時に整理を行い、上司の許可がおりた書類のみを処理するようになっている。(30代/男性/会社員)
・重要書類が仕事をしていると溜まっていくので、ある程度溜まったらシュレッダーにかけるようにしています。(30代/男性/会社員)
・顧客の個人情報を扱うので、その日の終わりに自分で全て確認した後に処分する決まりになっています。(20代/女性/会社員)
・基本的には月に1回はキャビネットの整理を行い、3ヶ月に1回は大量にシュレッダーにかけています。定期的にシュレッダーをかけることにより、整理整頓はもちろんのこと、機密保持を守ることにも繋がっていると考えております。(30代/男性/会社員)
・不要な書類はまとめて置く場所があり、毎日担当者がシュレッダーにかけて処分してくれます。(40代/女性/契約派遣社員)
・時間が空いた人が、こまめにシュレッダーするようにしています。(30代/女性/会社員)
・けっこう厳しいので、会社ではシュレッダーを定期的にかけるルールが設けられています(30代/女性/契約派遣社員)
・溜め込んでいると忘れてしまうので、定期的にシュレッダーするように言われています。(30代/男性/契約派遣社員)
・毎日その日に使う顧客の名前と住所と連絡番号がのっている工程表を用意するため。業務が終わり次第シュレッダーにかけています。(20代/女性/会社員)
・個人が特定されやすいものは、必ずかけています。住所は特に厳しいです。(30代/女性/契約派遣社員)
・自分でやる事はあまりないけど。事務さんがやってくれていますよね(30代/男性/契約派遣社員)
・会社を経営していますが、しっかり徹底しています。個人情報や重要書類で、破棄が必要なものは、しっかりシュレッダーにかけます。(20代/男性/会社員)
・一日のうちで必ずシュレッダーにかける時間が決まっているのでその時間にかける(40代/女性/契約派遣社員)
・企業であれば少なからず機密文書は存在する為、そのリスクを鑑みシュレッダーの設置や専門業者が回収する文書ポストが備わっている。(40代/女性/会社員)
・教育サービスを行っているため、生徒や保護者の個人情報を常に取り扱っているから。また、紙の量もかなりのものになるため。(30代/女性/会社員)
・会社はシュレッダーを定期的にかけるルールを設けているのではないかと思います。(50代/男性/会社員)
・保管する物とその都度破棄する書類を別けて、その日のうちに破棄する物は作業終了後にシュレッダーにかけるようにしています。(30代/女性/会社員)
・書類の保管時期や処分するルールなど、部署内で徹底して行っている。(30代/男性/会社員)
・その日に出た書類は、その日の内に全てシュレッダーする様にしています。(30代/男性/会社員)
・Qマークとっているので、定期的に情報保全のテストなどがありますよ(30代/男性/会社員)

【いいえ】
・ルール自体はないが、書類がどんどんたまってしまうので、定期的にかけている。(30代/女性/会社員)
・ルールというルールは定めていませんが、書類はほとんどシュレッダーしています。(30代/男性/会社員)
・タイミングまできっちりしたルールはないです。シュレッダーにかけるのはルールです。(40代/女性/会社員)
・定期的にはかけていませんが、不必要な個人情報書類はその都度かけています。(40代/男性/会社員)
・個人情報の管理に関してかなりルーズな会社。まったくルールができていない。(20代/女性/契約派遣社員)
・基本的にシュレッダーにかけるものは項目で決まっているので、ルールの変更はない。(20代/女性/会社員)
・気が付いた時にまとめて書類を整理しています。仕事の落ち着いたときにまとめて。(30代/女性/会社員)
・従業員の判断の中でシュレッダーをする感じです。定期的ではないですが、シュレッダー推奨の書類の指定はありました。(40代/男性/会社員)
・都度シュレッダーを使用しており、まとめて、定期的などとはしていない。(30代/男性/会社員)
・シュレッダーにかけるのはあくまでも個人の裁量に任されています。(30代/男性/会社員)
・同じフロアに1台あり、溜まればシュレッダーにかけるという状態です。ので、定期的なルールはありません。(40代/女性/契約派遣社員)
・特に決まっていない。個人で管理する書類が多く、必要ならばその都度シュレッダーを行っている。(30代/女性/会社員)
・個人情報などを取り扱っているので定期的にというよりは処分が決まったその時に処理してしまう。(20代/女性/会社員)
・各自の方法に任されていますが、あまりにも溜めていると見た目が悪いので注意されます(30代/男性/会社員)
・シュレーダーかけるのにルールもへったくれもないとおもいますがね(40代/男性/会社員)
・特に定期ルールは存在しないが、自分の担当している範囲では、完全に不要になることが確認できるまで、鍵付き戸棚で保管している。(40代/女性/会社員)
・シュレッダーをかけたりする作業がある部署ではないけど、そういうルールはない(20代/男性/会社員)
・時間がかかってしまうので、重機処理物という名目で書類を集め、その後専門部署で巨大シュレッダーにかけています。(20代/女性/会社員)
・会社がシュレッダーの購入検討をしていないためです。経理総務部門で働いていますが、これはシュレッダーにかけた方が良いなと思う書類はたくさんあるので、手でちぎって処分しています。個人的には個人情報保護のためにもシュレッダーはやはり必需品だと感じています。(30代/女性/会社員)
・私の会社では、定期的ではなく、量に応じてシュレッダーをかけています。(40代/女性/会社員)
・一応、シュレッダーはあるのですが、音が大きく利用するたびに騒音がするので利用する機会はほぼありません。(20代/女性/会社員)
・たっぷりため込んでからかける人もいれば、不要になったらすぐかける人もいる。(20代/女性/会社員)
・基本的には、用件が済めば重要な書類は即座に処分するようになっていますので。(40代/男性/会社員)
・シュレッダーがありません。今後購入してもらえるよう希望しています。(20代/女性/会社員)
・定期的ではなく都度です。資料はクライアント毎に内容を変える為その都度処分します。(30代/男性/会社員)
・ある程度保管しなければならない書類が多いので、処分するときはまとめて外注している業者が行います。(40代/男性/会社員)
・各自で行うか、シュレッダーする書類を入れる箱があるのでそこが一杯になると担当の人がかけているから。(40代/女性/会社員)
・その都度、個人個人で判断してシュレッダーにかけている。要らないものは自分で考えて減らす。(20代/女性/公務員)
・機密書類は専用のボックスに入れるため、基本的に「シュレッダーにかけなければいけない書類」というルールはない。
シュレッダーを利用するのは異動が決まった時、整理のために机の引き出しの中にたまった古い書類を破棄したいときだけ。(40代/女性/会社員)
・今はフリーランスで働いているので、会社勤めしていないので
そのようなルールが無いのです。(30代/男性/会社員)
・シュレッダーは各自が、各自の判断に基づいて行っており、ルールは全くありません。(40代/男性/会社員)
・ある程度書類が溜まってきたら、それぞれ個人でシュレッダーをかける。(30代/男性/会社員)
・シュレッダーを定期的にかけるなどのルールは設けていません。その都度シュレッダーにかけています(30代/男性/会社員)
・特にルールはないですが、机が固定席でないので、パーソナルロッカーに入る分だけが個人管理のファイルです。そのため、必然的にシュレッダーすることになります。(50代/男性/会社員)
・シュレッダーを定期的にかけるルールはないです、でもシュレッダーはかけます(30代/男性/会社員)
・それぞれ勝手にいらなくなった書類をシュレッダーにかけています。(40代/女性/会社員)
・めいめいがそれぞれ好きなタイミングでやっています。それで充分です。(40代/男性/会社員)
・過去にはシュレッダーがありましたが、現在はシュレッダーを置いていません。
従って、機密書類は必要な時に手で切り刻んで捨てています。(40代/男性/会社役員)
・特に決まってシュレッダーをかけたりはしていないです。その人その人で考えてその都度シュレッダーをかけています。(30代/女性/会社員)
・全て自己責任になっています。書類を溜め込んでいる人はシュレッダーをせずに溜め込んでいます。(20代/女性/会社員)
・特に定期的ではなく個人個人でその時に処理するものを少しずつやっている。(50代/女性/契約派遣社員)
・文書にシュレッダーをかける義務は設けていないが、職員はこまめにかけるよう心掛けている。(30代/男性/会社員)
・ルールは特にないですが、シュレッダーは各自こまめにかけています。(30代/女性/会社員)
・そもそも紙ベースよりデータで行うことのほうが多いため、紙を捨てることが少ないため、ルールはない。(20代/女性/契約派遣社員)
・特にルールは設けてはいません。独自の判断に任せてあると思います(30代/女性/会社員)
・特に定期的にかけているわけではなく、都度シュレッダーにかけています。(30代/女性/会社員)
・機密文書は全て保管するのでシュレッダーにかけることは滅多に無いため(20代/男性/会社員)
・会社としてのルールは設けられていない。個人で定期的に書類を管理してシュレッダーにかけることも個人で任されている。(40代/女性/契約派遣社員)
・ゴミ箱に紙類がたまったらシュレッダーにかければ良いわけで、定期的に行う必要等ないからです。(40代/男性/会社員)
・会社はシュレッダーを定期的にかけるルールがそもそも持っていないから。(30代/男性/会社員)
・ルールは定期的に設けていないですが、一人ひとりに教育を行い、適度にシュレッダーをかけます。(30代/男性/会社員)
・必要に応じてシュレッダーを使ってはいるけれど、「定期的に」と、決められた期間は無いです。(30代/女性/会社員)
・特にルールはないが、必要なくなった時点で破棄する様にしている。(30代/女性/会社員)
・シュレッダー自体おいていないです。
全て機密書類BOXというカギ付の箱に入れています。定期的に専門業者が回収に来ています。(20代/女性/契約派遣社員)
・特にルールは設けていませんが、その都度行うようにはされています(30代/女性/会社員)
・毎日かけるように指示されていますのでルールはとくにありません。(30代/男性/契約派遣社員)
・定期的にはない。ただし業者に保管をお願いしていると書類については、定期的に廃棄を依頼している。(50代/男性/会社員)
・シュレッターにかけることは推奨されているが、定期的にかけることまでは、徹底されていない。(40代/男性/会社員)
・定期的にかけるルールはありません。一人一人が適切に対応していく問題だと思います。(20代/男性/契約派遣社員)
・福祉関係施設で勤務していますが特に定期的には行っていません。随時という形で行っています。保管期間を過ぎた書類も多数ありますが誰も手を付けません。(30代/男性/会社員)
・シュレッダーを定期的にかけるルールはとくに設けていません。機密情報などはその都度シュレッダーにかけています(30代/男性/会社員)


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