オフィスの雑務を自動化しよう!機密書類の処理をラクにする方法

2015年6月4日

機密書類の処理でどんなこと気になる?

近年、オフィス等では機密情報の管理がとても厳しくなってきていて、万が一にも情報漏えいが起こらないように神経を尖らせています。また、大量の機密情報をどう処理するかという新しい問題も生まれてきています。
特に、日本の職場に多いのが紙の書類で、これを日々処理していくための雑務に追われて頭を抱えている人も多いことでしょう。
このような雑務を、機械化したり業務委託したりすることで自動化できるようなニーズはどれくらいあるのでしょうか?
そこで、オフィスで働く方々が機密書類の処理で気になることについて、アンケートを取ってみました。


【質問】
機密書類の処理でどんなこと気になる?

【回答数】
書類が多すぎて処理効率が悪い:39
情報が外部に漏れないか不安が残る:61

機密情報の漏えい、本当に大丈夫!?

アンケートの結果、「情報が外部に漏れないか不安が残る」という回答が約6割を占めました。

・機密情報は情報の中でも絶対に外部にもれたらいけない情報ですから。(30代/女性/会社員)
・情報が漏れるのが一番怖い。どこに危険があるのかわからないので。(40代/男性/自営業(個人事業主))
・業者に依頼して処理してもらう場合もあるのでその場合にはやはり不安があります。(30代/女性/契約派遣社員)
・私の勤める会社ではシュレッターを買うのがもったいないからと、機密書類の処分は手で半分に破り、別々のゴミ袋に捨てている。整合性がなければ大丈夫という経営者の考えだが、同じ日に回収してもらっているので情報が漏れない方がおかしいと思う。(30代/女性/専業主婦主夫)

このように、「機密情報は絶対に外部に漏れたらいけない」、「情報漏れが一番怖い」などの回答が多く見られ、その背景には機密情報の重要性、万が一情報が漏えいした場合の深刻さが社会に周知されていることが考えられます。
また、その他の理由には「業者に依頼して処理するので不安」、「機密書類を手で破ってゴミ箱に捨てている」などの意見があり、実際の処理方法に不安を感じている人もいるようでした。雑務の処理を安心して任せられる処理業者や、機密書類を確実に処理できる自動化された方法が求められていることが伺えます。

機密書類が多すぎて、処理が追いつかない・・・

アンケートの結果、「書類が多すぎて処理効率が悪い」と回答した人は約4割でした。

・なんでも今は処分しなくてはいけないので効率が悪いと思います。(40代/女性/パートアルバイト)
・書類が多すぎます。どこまでをしっかりシュレッダーで処理するのか迷うところがあります。(30代/男性/会社員)
・書類がすぐにたまってしまう会社ですが、シュレッダーにかけるのが大変だから。(40代/女性/パートアルバイト)
・書類が多すぎて処理効率が悪いですね、デジタルになったとしても紙はへらないし。(30代/男性/会社員)
・情報端末に記録するのが効率的だと分かっていますが、記録が残ってしまうためどうしてもハードコピーになることが多いからです。(40代/女性/パートアルバイト)

このように、「なんでも処分しなくてはいけない」「どこまで処理するのか迷う」「シュレッダーにかけるのが大変」などの意見が寄せられ、近頃は機密情報の管理を徹底するために、各職場で処理できないほどの大量の機密書類が発生しており、毎日雑務に追われていることが伺えました。
その他には、「デジタルになっても紙は減らない」「どうしてもハードコピーになる」といった意見もありました。電子化が進んでも、依然として従来の紙の書類には需要があるようです。

オフィスのニーズに即した機密書類の処理方法を探そう

今回のアンケートから、オフィス等で機密書類を処理する際には、重要な情報の漏えいをどう防ぐか、実際に多くの人が、日々大変気を遣っていることが伺えました。また、機密情報の管理を徹底しようとするあまり、大量の機密書類が発生し、オフィスワーカーはこれらの書類の処理に日々追われていることも分かりました。
このような問題を解決するために、機密書類を確実に処理できるような自動化された処理方法や、雑務を安心して任せられる処理業者が求められているようです。
オフィスのニーズに合った機密書類の処理方法としては、例えば信頼できる業務委託先を探すことも1つの選択肢かもしれませんね。

調査地域:全国
調査対象:年齢不問・男女
調査期間:2015年05月07日~2015年05月21日
有効回答数:100サンプル

【「書類が多すぎて処理効率が悪い」と回答した人の声】
・小さいオフィスなので、小型のシュレッダーを使用しており、処理に時間がかかるのとゴミの廃棄が頻繁でめんどくさい。(50代/女性/パートアルバイト)
・どの書類が機密書類か判断が難しい。結局すべの書類をシュレッダーにかけて処理している。(30代/男性/会社員)
・シュレッダーにかける手間がもったいないほど多い、紙も無駄、パソコンでかんりするべき(20代/女性/専業主婦主夫)
・書類はデータじゃないからハッカーの心配はないが膨大な書類を処理はたしかに負担がある。(30代/男性/パートアルバイト)
・必要な書類が多いのでその分処分する量も多いというところはネックだと思います(30代/女性/会社員)
・扱う紙媒体の量がかなり多いので、シュレッダーの手間が大変になりそうです。焼却したいのですが、街中でその手段が使えないのも気になります。(50代/男性/士業(弁護士・会計士など))
・過去何年分もの書類などがたまっていたりして膨大なので処分にこまる(20代/女性/会社員)
・毎年シュレッダーにかけるのに、時間と労力がかかるのが大変です。(30代/女性/専業主婦主夫)
・機密書類を目にすることはないような気がするので中身については気にならない。(40代/女性/その他専門職)
・書類が多いため、処分し忘れているものがある場合も少なくない。(30代/男性/会社員)
・あまりにも書類が多すぎると、シュレッダーをかけるのが大きな負担となります。(40代/女性/パートアルバイト)
・情報端末に記録するのが効率的だと分かっていますが、記録が残ってしまうためどうしてもハードコピーになることが多いからです。(40代/女性/パートアルバイト)
・シュレッダーにかけていたが、数が多すぎる時は燃やした方が早いってくらいに面倒で時間のかかる作業だった。(30代/男性/会社員)
・書類が多すぎると処理するのにも時間がかかってしまうからです。(20代/女性/パートアルバイト)
・やはり書類にすると重要事項とそうではない場所まで書類にしているの量が多くて大変です。(20代/女性/学生)
・なんでも今は処分しなくてはいけないので効率が悪いと思います。(40代/女性/パートアルバイト)
・書類が多すぎると、その人の個人情報、住所、性別、名字、氏名の漢字の誤りがあるかないか、調べてチェックしていかなければいけないので、処理する時は気になります。(40代/男性/無職)
・紙の場合はシュレッダーにかけるのが面倒だし、紙がもったいないと思う。(20代/女性/専業主婦主夫)
・処理をするときって能率が悪いと本当にイライラするし仕事にならない。(20代/女性/無職)
・時間が取られるので、非常にムダである。締め切り納期のある者に、頼んではいけないだけである(40代/女性/無職)
・これ両方とも日頃より不安に思っているがより切実なのは処理しなければならない書類が多すぎる事。マニュアル通りに処分してたら他の仕事などできない。いっそ焼却炉でも作って専門の人間を置いた方が効率的だと思う。(50代/女性/専業主婦主夫)
・会議の後は処理が大変です。紙の量とシュレッダーの数があってないのもある(30代/女性/パートアルバイト)
・ペーパーレスが進んでいない為、ペーパーの処理にかかる負担が大きいから。(40代/男性/会社員)
・シュレッダーにかけるのに時間がかかってしまうことと、すぐにたまることです。(30代/男性/会社員)
・書類が多くて処理効率がかなり悪かったです。すぐにシュレッダーの袋がいっぱいになるので。(40代/女性/自由業・フリーランス)
・処理対象の書類が多すぎて、かえって雑になって、その結果情報が漏れたりしないか心配。(50代/男性/専業主婦主夫)
・外部に漏れたらかなりの損害賠償を請求される書類を処分しても数が多くなると漏れが発生する。(30代/男性/会社員)
・シュレッダーなどにかける場合、あまりにも量が多くて時間が掛かり過ぎてしまう事があり気になります。(30代/女性/パートアルバイト)
・処分する書類が多いとシュレッダーの機械が何度も何度も詰まり、その度に機械の蓋をあけて直して…としていると非常に時間がかかり、処理効率が悪いなと感じる。(20代/女性/専業主婦主夫)
・もっと簡単に大量の書類を切り刻む事が出来るシュレダーが必要です。(50代/男性/無職)
・機密書類の処理はシュレッダーもありますが、枚数の制限があるので処理能力が上がりません。(40代/女性/パートアルバイト)
・書類が多すぎて処理効率が悪いですね、デジタルになったとしても紙はへらないし。(30代/男性/会社員)
・箱単位で溶解処理に出していますが、その中にごみやホチキスの針が紛れ込んでいるのではないかと心配です。(50代/女性/パートアルバイト)
・何年も前の情報が残っており、処理に困っています。沢山あると言うことは、異変にも気がつきにくいかと思います。(30代/女性/会社員)
・書類が多すぎます。どこまでをしっかりシュレッダーで処理するのか迷うところがあります。(30代/男性/会社員)
・機密書類なのに内容がわかりにくくしておりなおかつ説明も長いのでもう少し要点だけをかいつまんでわかりやすい書類にしてほしい(30代/男性/無職)
・書類が多すぎるので、機密書類ボックスがすぐにパンパンになってしまいます。(20代/女性/会社員)
・書類がすぐにたまってしまう会社ですが、シュレッダーにかけるのが大変だから。(40代/女性/パートアルバイト)
・どこまで機密で、どこからが機密じゃないのか、その判断に迷うものがある。(50代/男性/契約派遣社員)

【「情報が外部に漏れないか不安が残る」と回答した人の声】
・廃棄処理委託先からの漏洩が心配です。最終処理先まで廃棄確認をした事が有ります。(50代/男性/無職)
・シュレッダーを使って粉々にしても所々情報が見える気がしてしまうため(30代/女性/専業主婦主夫)
・不要になった対外厳秘の書類のコピーなど専門業者に処分に出すのに、本当に情報が洩れてないのか心配になる時もある。今の世の中、いつどこで情報が洩れてもおかしくないし、どこまで人を信用できるかもわからない。(30代/女性/専業主婦主夫)
・シュレッダーで細かくしたところでやる気になれば繋げられるので本当の意味で情報を完全に守ってるとは言えない。(40代/女性/専業主婦主夫)
・シュレッダー後に焼却処分されていると思いますが、実際にその現場を見たことが無いので不安と言えば不安になります。(40代/男性/会社員)
・自分の会社では機密書類はほとんど扱っていないので、書類が多すぎて困った事は無いです。(30代/男性/契約派遣社員)
・シュレッダーをかけても結局のところまとめてゴミ袋に入れるので個人情報や秘密情報だということがわかっているような気がします。(40代/女性/パートアルバイト)
・ 住所や、電話番号などの記載したままゴミ捨て場に捨ててあったのを見たことがあるからです。ちゃんとシュレッダーに、かけて処理してもらいたいものです。(20代/女性/パートアルバイト)
・いまどき、どこで個人情報が漏れるのかわからないので、とても怖いです。(20代/女性/パートアルバイト)
・機密書類に関してはシュレッダーかけを徹底していますがそれでも外部に漏れないかが不安です。(30代/女性/パートアルバイト)
・どう見ても怪しい数字の羅列 何の決算? 何の数字よ? 何に使った証拠を削除してるのか疑問が残る時がある(40代/男性/自由業・フリーランス)
・情報が外部に漏れてしまうのが一番危険なので処理をする時は慎重にします。(30代/女性/無職)
・ドラマの見すぎかもしれませんが、ゴミの回収係が悪人だったら…と考えてしまいます。(10代/女性/学生)
・機密書類の処分しても情報が外部に漏れないかが不安に感じてしまう。(20代/男性/会社員)
・会社が大きくなればなるほど機密書類に触れる人が多くなると思うので、そこで情報が漏れないか不安が残ります。(10代/女性/学生)
・大切な書類なので、外部へもれないかが不安で、心配になります。(30代/男性/会社員)
・もし悪意のある人がいれば、どんなに対策を講じても太刀打ち出来ない気がします。(40代/女性/自由業・フリーランス)
・自分が勤めている職場が、個人情報の扱いをちゃんとできていないので、他社もそうなのかと不安になる。(20代/女性/パートアルバイト)
・機密書類の処理は専用の業者に依頼していました。外部に漏れないよう契約していますが、不安はあります。(30代/女性/専業主婦主夫)
・機密書類の処理は、情報が外部に漏れないか不安が残ることですね。シュレッダーにかければまず大丈夫ですが、それまではやはり不安になります(30代/男性/会社員)
・機密書類の処理がきちんとできてなくて情報が外部に漏れないかは気になります。(30代/男性/会社員)
・関わる人の人数にもよると思いますが情報が漏れる場合もあるのでは、と思います。(20代/男性/会社員)
・シュレッダーにかけても、あとから再現できるような気がする・・・(40代/女性/会社員)
・完全に処理できればいいのですが、社外に持ち出してしまっては何も意味がないからです。(20代/女性/会社員)
・外部に漏れて困るものが多くありますが。それらを守るシュレッダーがまず欲しいです。(70代/男性/無職)
・貼り合わせて復元できてしまうのではないかと、ふとした瞬間に考えてしまいます。(20代/女性/学生)
・実際にどのように処分されているのか不安です。その業者が完全に信頼できるのかどうかもそもそも疑ってしまいます。(30代/男性/公務員)
・本当に全員がどこからどこまでが機密書類かを把握してるのか自分を含め不安です。(30代/男性/会社員)
・近年、犯罪者の手口が巧妙化していると聞く。やろうと思えばシュレッダーにかけた書類からも情報を得られるかもしれない。(20代/男性/学生)
・情報が漏れるのが一番怖い。どこに危険があるのかわからないので。(40代/男性/自営業(個人事業主))
・金額や企業名、個人名がたくさん入った書類を扱っているので、どれほど細かいシュレッダーがあっても完全に処理するまでの間に何段階かを経ねばならず、その間にかかわる人の信用度が時々気になってしまいます。(40代/女性/専業主婦主夫)
・機密書類専用のゴミ箱というものが今は多いみたいなので、漏洩が本当にないのかな?と少し不安に思っていました。勿論きちんと契約しているはずですが、何となく。(30代/女性/その他専門職)
・家の機密書類の処分は不安が残ります。一応シュレッターにかけますが、気になりますね。(30代/女性/契約派遣社員)
・どんなに気をつけても時代が時代なので、どこかで漏れていないか不安です。パソコン内の情報などは、どこまで削除すればあとから掘り返されないかなど気になります。外部に依頼してもその会社の信用がなければダダ漏れですので…。結局パソコンなどの買い替えの時は情報漏えいが怖いのでそのままうちにある感じです。(40代/女性/専業主婦主夫)
・業者に頼むとき以外は機密書類をシュレッダーで行っていますが、想像以上に大変な作業ですし、音もうるさいです。また作業量に反して復元しようと思えば復元できてしまうと思うと無意味に感じるときがあります。(30代/女性/会社員)
・せっかく処分をしても何らかの理由で漏れていては意味がないので、しっかりと処分できているかが気になる。(30代/男性/会社員)
・私の勤める会社ではシュレッターを買うのがもったいないからと、機密書類の処分は手で半分に破り、別々のゴミ袋に捨てている。整合性がなければ大丈夫という経営者の考えだが、同じ日に回収してもらっているので情報が漏れない方がおかしいと思う。(30代/女性/専業主婦主夫)
・シュレッダーをかけて、書類を捨てています。シュレッダーをつなげれば、内容が分かってしまうのではないのかと思う事がある。(30代/女性/自由業・フリーランス)
・情報が漏れることは、会社にとって不利になるので心配に感じることがあります。(20代/女性/契約派遣社員)
・処分が確実に行われたかどうか,不安になるときがある。2・3人の人の手を介すときは注意が必要。(40代/男性/会社員)
・パソコンに入れたデータは簡単にディスク等にコピーできるしメールでも送れるので心配です。(40代/男性/無職)
・情報が外部に漏れないか不安が残りますね。下手に捨てることもできないので。(40代/女性/パートアルバイト)
・古紙として処分する時に、黒インクのスタンプで隠すようにしているのですが、スタンプの押し忘れがないかとか、裏から見えないかが気になります。(40代/女性/パートアルバイト)
・はたしてシュレッダーって意味あるのかいつも疑問に思いますね。(30代/男性/会社役員)
・近年では情報漏えいが大きく問題になっているため、少しのミスで大きな責任を負うことになるから。(20代/男性/学生)
・機密情報は情報の中でも絶対に外部にもれたらいけない情報ですから。(30代/女性/会社員)
・業者に依頼して処理してもらう場合もあるのでその場合にはやはり不安があります。(30代/女性/契約派遣社員)
・ひょんなことから、外部に漏れてしまうことがあるので、それが心配です。(40代/女性/パートアルバイト)
・シュレッダーのクズを集めて情報が漏れるかもしれないかと不安になることはあります。(40代/男性/自営業(個人事業主))
・シュレッダー処理できちんと情報が漏れないように裁断できているのかが気になります。(30代/男性/会社員)
・今まで、機密条項が外部に漏れたことはありませんが、どうしても不安になってしまいます。(20代/男性/契約派遣社員)
・シュレッダーにかけても、とても粘り強い犯人だったらパズルを組み立ててしまいそう。(30代/女性/会社員)
・外部に漏れてしまうと会社の損失になるので、不安はいつもある。(20代/女性/学生)
・なにもかも完璧はないので、やはり情報がもれることがやや心配です。(40代/男性/会社員)
・中には情報を再現するということもあるようなので、しっかり処分できるのかどうか不安です。(30代/女性/契約派遣社員)
・外部委託の処理だと、あとで情報漏洩するんじゃないかと心配に・・・(40代/女性/会社員)
・もしかして、これって復元できるんじゃないかと思うと気になって仕方がないです。(30代/女性/無職)
・地下に排紙を溜めて、業者さんに持って行ってもらうのですが、この書類の山はほんとにシュレッダーにかけないで大丈夫なのだろうかと不安になることがある。(20代/女性/専業主婦主夫)
・シュレッダーにかけたとしても、シュレッダーの種類によっては文字が読み取れる幅で裁断できてしまうこともあるので本当に有効であるのか疑問が残る。(20代/女性/パートアルバイト)
・シュレッダーなどで裁断しても、不安があります。燃やすなど形が無くなればいいです。(30代/男性/会社員)
・きちんと処分するように気をつけていても、漏洩のリスクが付きまとうからです。(30代/男性/会社員)


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