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Home > 個人情報保護法対策 ～はじめの一歩～
「じゃあ、うちの会社は、今日から何をすればいいの？」
書店に個人情報保護法の対策本があふれかえってから数ヶ月、
あなたは本当に安全な情報管理を実現できているでしょうか？
「情報管理が大切」 なことは理解していても、自分の会社で実践するのは難しいことです。
平成17年4月に個人情報保護法が全面施行され、
情報漏えいは、即、企業の損失につながる時代となりました。
各企業のホームページを見ると、多くの企業が 「プライバシー･ポリシー」 や 「個人情報の取扱いについて」 を掲載し、「適正な管理・処理の実施」 を定めています。
しかし、情報漏えい事件が、マスコミで連日報道されるという現実。
その中で、「書類からの情報漏えい」は、およそ30％といわれています。
このレポートでは、とくに機密書類の管理について、
「はじめの一歩」 を踏み出すためのヒントをお話したいと思います。
まずは、個人情報保護法の概要について簡単に説明しましょう。
「個人情報保護法」とは？
| 個人情報の取扱にルールを設ける法律です。
この法律に違反した場合には「6ヶ月以下の懲役または30万円以下の罰金」が課せられますが、
実際問題としては、その刑事罰よりも、被害者からの損害賠償請求の方が、ダメージが大きいと言えます。
そして、ここでいう 「個人情報」 とは、
「生存する個人の情報で、本人の氏名や生年月日、連絡先など」 を指します。
この中には、会社における職位なども含まれます。
要するに 「その情報と照らし合わせて、個人の特定ができる情報」 です。
そして、この法律が適用される 「個人情報取扱業者」 とは、
「個人情報によって識別される個人の合計が、6ヶ月間に5,000人を超える者」
とされています。
しかし、もし、あなたの会社が5,000人のデータを保有していない場合でも、
注意が必要です。
例えば、親会社のデータ処理を請け負っていたり、
他社のデータを取扱っている場合など、
「取扱っているデータの合計が5,000人を超えている」 という場合は、
それだけで、「個人情報取扱業者」 となります。
しかも、5,000人という数字は顧客名簿だけではありません。
営業担当者が保有している名刺一枚一枚や、メールリストなどの細かいリストまで含まれます。そして、コンピュータに限らず、もちろん紙媒体であっても、立派なデータベースに該当するのです。
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情報漏えいがもたらす5つの影響
情報漏えいは、ある日突然起こります。
もし、あなたの会社で、情報漏えい事件が発生した場合、どのような影響があるのでしょうか？
大きくは、次の5つの影響が考えられます。
１．社会的信用の失墜
２．業績の悪化
３．損害賠償によるコスト
４．株価の暴落、上場の廃止 （中小企業は事業存続の危機）
５．再構築コスト
情報漏えいを起こした場合の、一番大きな損害は社会的信用の失墜です。
そして、その信用を取り戻すためには、より適切な業務体制を再構築するための
膨大な時間と労力が必要となります。
それだけではありません。
事件発生と同時に、通常業務はストップし、問い合わせや苦情対応に追われます。
全社的な業務停止なら、業績への影響もさらに大きくなるでしょう。
さらには、情報漏えいが顧客名簿やデータベースから起きていれば、
損害賠償も巨額な損害となります。
このような結果は、企業にとって致命的です。
上場企業であれば、市場の信頼を失い、
株価の暴落や、悪質なケースでは上場廃止にもなりかねません。
また、中小企業であれば、その費用負担と、取引先との関係悪化により、
事業の存続に影響してしまうかもしれません。
情報漏えいを防ぐ 「はじめの一歩」
現在、あなたは書類管理に、どのようなお悩みやご不安をお持ちでしょうか？
処理業者への依頼をご検討されているということは、
「自社で処理することによる、目に見えないコストやリスク」
について、真剣にお考えのことと思います。
機密書類からの情報漏えいを防止するためには、
「処理方法が安全であること」 がもっとも重要ですが、
その管理体制を継続するためには、「面倒でないこと」 も非常に重要です。
想像してみてください。
あなたの会社でプロの業者に書類処理を依頼した場合、
現在の状況と比べて、職場環境がどう変化するでしょうか？
不要な書類を箱に詰めておくだけで、業者が勝手に回収し、処分してくれる。
プロの業者に定期的に依頼することで、安心感がある。
不要な書類を廃棄することによって、オフィスが驚くほどキレイになる。
その結果、スペースが有効活用できる。
毎日のシュレッダーする時間を、大幅に短縮できる。
バインダーや金具をはずす書類整理の時間も短縮できる。
管理業務がラクになると、社員は喜ぶ。 |
このように、正しい処理業者とお付き合いすることで、あなたは様々なメリットを手にすることができます。
処理業者を上手に利用し、「何もしないで、結果得する会社」 と
処理業者に依頼するコストを削減するために、「かえってリスクと負担を抱える会社」 があります。
大手の企業で、すでに書類管理が大変な業務になっている会社はもちろん、
限られた人材と時間を有効活用しようとする中堅中小企業にこそ、
処理業者の活用は効果があります。
「はじめの一歩」として、処理業者をお試ししてみてはいかがでしょうか？
たった一度、書類整理を実施するだけで、
オフィスがずいぶんと快適になることを実感していただけることと思います。
もちろん、今の書類管理方法を継続するという選択もあります。
しかし、あなたが現在の書類管理について、
お悩みやご不安をお持ちになっているということは、
それだけ真剣にご検討されているということであり、
すでにその時こそ、あなたの会社にとって、処理業者を利用してみるタイミングなのです。
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