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Home > 自己防衛の簡単知識「正しい業者選び」
電話するだけでわかる！営業マンへ質問するポイント
誰でも刑事コロンボになれる！作業現場はここをチェック
「処理業者なんてどこでも同じ。違うのは価格だけ！」
そんなことはありません。
業者によって、サービス内容も、使い勝手も、まったく異なります。
そしてその「違い」こそが重要なのです。
ですから、あなたが
｢業者選びで絶対に失敗したくない！｣
と思うのであれば、まずは、情報を整理することが大切です。
個人情報保護法の施行に伴って、「機密書類の処理」は急に脚光を浴びました。
人の注目が集まるところに、ビジネスも集まります。
この業界には、昔からの業者もいれば、新しい業者もたくさん参入しています。
書類を処理する技術も、ここ数年、ずいぶんと進歩しました。
いま、この業界は大きな変動の時期にあるのです。
今まで、あまり触れ合う機会がなかったサービスだけに、
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何を基準に業者を選べばいいのか、よくわからない
自分たちが利用している姿を想像しにくい。
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という声をよく聞きます。
したがって、どこのサービスも同じように思えてしまうのです。
しかし、あなたの大切な情報を"ナマの状態"で受け渡しする会社です。
「よくわからないから、業者の言っていることを信用してしまう」とか、
「安心できそうなイメージで業者を選んでしまう」
ということは、決してあってはいけません。
なにより、せっかく業者に頼んだのに、
書類の受け渡しが面倒だったり、
依頼してもなかなか来てくれなかったり、
処理結果が信用できない業者だとしたら、
安心した取引ができるでしょうか？
想像してみてください。
安全性も、利便性も、スピードも、満足なレベルにない業者と契約してしまった悲惨な状態を。
希望する日にちを伝えても対応してもらえない。
「紙」 しかお預かりできませんと言われ、
忙しいのに、ファイルやバインダーをはずさなくてはいけない。
製紙メーカーの溶解炉がストップして、預けた書類が、すぐに処理されていない。
セキュリティーの悪い倉庫にしまわれている。
もしかしたら、書類の原型を残したまま、古紙としてあちらこちらに散らばっているかも・・・
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契約したあとに、このような実態がわかっても遅いのです。
ですから、事前に防衛策を知っておいていただきたいと思うのです。
「そんな面倒なチェックはしていられないよ！」
という忙しい方でも、大丈夫。
ほんの少し、知識を得るだけで、正しい業者選びは可能なのです。
電話するだけでわかる！営業マンへ質問するポイント
これだけは確認したい！最重要ポイント
| 「回収した書類は、どのように処理しているのですか？」 |
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| 「回収してから、すぐに処理をしているのですか？」 |
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| 「書類はどのような状態で、お預けすればよいですか？」 |
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誰でも刑事コロンボになれる！作業現場はここをチェック
大切な書類を預けるからこそ、慎重に選びたい！
「回収した書類は、どのように処理しているのですか？」
言うまでもなく、処理が終わるまでは、書類は原形のままです。
すなわち、あなたの会社は情報漏えいのリスクにさらされています。
"処理"は一番大切な工程です。必ず処理方法を確認してください。
処理の方法を大きく分類すると、2種類あります。
ひとつは大型シュレッダーによる細断処理
もうひとつは製紙メーカーに持ち込む溶解処理です。
処理方法が異なると、サービスにどう影響するのでしょうか？
シュレッダー処理は、「お客様のご要望」 を最優先した処理とサービスが可能です。
なぜなら、シュレッダー処理は、書類を回収している業者が、
自分の工場で処理作業を行うので、お客様のご相談に即対応できるからです。
一方、溶解処理は、「お客様のご要望」 を最優先したくても、それはできません。
「製紙メーカーの都合」 を優先した処理とサービスになります。
なぜなら、溶解処理の場合、お客様の窓口となる回収業務は、運送業者が行いますが、
実際の処理業務は、製紙メーカーが行っているからです。
製紙メーカーの許可がなければ、お客様へのサービスはできないのです。
そして、残念なことに、
「大型シュレッダーを所有し、回収も処理も自社で行える」という処理業者は、
現在、それほど多くありません。
個人情報保護法が施行され、多くの企業がこの業界に参入してきましたが、
そのほとんどは溶解処理なのです。
大型シュレッダーを購入する初期投資は相当な負担になります。
それと比較して、すでに運送業務を行っている会社が、製紙メーカーと提携し、
溶解処理サービスを提供することは、参入障壁が極めて低いからです。
その結果、運送業者以外にも、
大型シュレッダーを持っていないために機密書類の取込みに苦労していた
古紙回収業者、産廃業者など、たくさんの企業がこの業界に参入してきました。
したがって、機密書類を取扱っているとはいえ、
もともとはどのような会社なのか？は確認したほうが良いでしょう。
機密書類処理を専業としているのか、
それとも新規事業のひとつとして、立ち上げたものなのか？
あなたが業者を選ぶ際に、ひとつのヒントになるはずです。
「回収してから、すぐに処理をしているのですか？」
「えっ!? 普通、すぐに処理しているんじゃないの？」
そう、思われる方も多いと思います。
あなたにとって、この質問は少し意外かもしれません。
調べればすぐにわかることですが、これは業者によって異なります。
もっと言えば、あなたがこの問題にしつこくこだわる姿勢を見せるかどうか、
によって異なる場合もあります。
もっと詳しく見ていきましょう。
お客様からお預かりする書類は機密書類。
特別な書類です。
厳重な金庫からお預かりする場合もあります。
しかしその一方で、機密書類は、"古紙"という側面も持っています。
古紙は相場によって、売買されています。
いつ、製紙メーカーに納品するかで "儲け" が変動するので、
すべての業者が、必ずしもすぐに納品しているわけではありません。
もしかしたら、あなたの書類が原形をとどめたまま、どこかに保管されているかもしれません。
回収してから処理が終了するまでの時間、
そして、処理終了までの管理体制は、絶対に抑えておきたい質問です。
また、それ以上に重要なことがあります。
「すぐに製紙メーカーに持ち込んでいます」
業者からこのような回答があっても、安心はできません。
古紙は再生紙やトイレットペーパーの原材料として、溶解されるものです。
原材料であると言うことは、生産調整によって、必要とされる量が増減するものでもあります。
ということは、「365日、いつでもすぐに持ち込める」というわけではないのです。
生産調整のほかにも、機械の整備や故障で生産ラインはすぐにストップします。
製紙メーカーに「今は処理できません」と言われたらお手上げなのです。
もちろん、機密書類は、一般の古紙と異なるものであり、
時間制限を決めて、きちんと処理している業者もあります。
しかし、製紙メーカーで溶解処理している場合は、
このようにモラル以外の問題も抱えているので、
きちんとチェックしておきたいところです。
「書類はどのような状態で、お預けすればよいですか？」
これも業者によって2パターンにわかれます。
ひとつは禁忌品（ファイルや金具、輪ゴムなど）を取り外してくださいというケース
もうひとつはどんな状態でもお預かりできますというケースです。
書類の引渡し方法が異なると、サービスにどう影響があるのか？
ひと言で言えば、面倒か、ラクチンかということです。
情報漏えい防止のためにも、
機密書類は適正な方法で処理しなくてはいけません。
しかし、それが面倒な方法であれば、長続きしない。
制度として、社員に定着させるのも難しくなります。
もしくは、社員の貴重な労力が、管理業務に奪われることになってしまいます。
せっかくお金を払って、処理を依頼するのであれば、
使い勝手の良い業者を選択すべきです。
「リサイクルの時代だから仕方がない」と言って、
金具やファイルを一所懸命に取り外している企業が、意外にも多いことに驚きます。
簡単に預けることができる業者は、探せばきっと見つかるはずです。
面倒な処理方法を選択すると、どうしても機密書類の整理は後回しになってしまいます。
書類を溜め込めば、それだけ処理も大変になるし、保管リスクも出てきます。
情報漏えい防止の観点からも、“丸投げ”できる業者がおススメです。
「作業現場を見るために、アポを取る。」
ここで注意していただきたいのは、
「何日も前からアポイントを取ってはいけない」ということです。
これは視察なのです。
決して、挨拶訪問に行くわけではありません。
あなたの会社の大切な書類を預けるかどうかの審査なのです。
会社の実態を知るためには、なるべく“急襲”するのが一番いいでしょう。
業者が不正を隠してしまうリスクを考えれば、少なくとも何日もの余裕を与えてはいけません。
あなたがチェックしなくてはいけないのは、“本物の日常”なのです。
あなたと業者は長い関係が始まります。
日常がしっかりしていない業者は、その長い関係の中で、
いつか情報漏えいを犯してしまうリスクがある、と言わざるを得ないでしょう。
また、製紙メーカーで溶解処理をしている会社の場合、
あなたが訪問したい日にち指定をしても、
「その日は製紙メーカーの都合が付かないんです」
と言われるケースがあります。
これは信頼性に疑問が生じる回答です。
製紙メーカーの都合によって、アポが自由にならないと言うことは、
「書類の処理も自由になっていない」
ということの裏返しでもあります。
回収業者と製紙メーカーの力関係を確認し、
取引の継続を見直した方が良いかもしれません。
「倉庫の大きさをチェックする。」
はっきり言います。
大きくて立派な保管庫であれば、大いに疑うべきです。
当然です。
お客様からお預かりした書類を、一定時間以内にきちんと処理していれば、
大きな保管庫が必要になるはずがないからです。
セキュリティーはしっかりしていた方がいい。
しかし、大きいことを自慢するのであれば、それは矛盾した話です。
保管庫が大きいと言うことは、普段それだけ書類を溜め込んでいるということなのです。
なぜ、そのような保管庫が必要なのか？
納得の行く説明を求めた方が良いでしょう。
目算でいいので、ぜひ、計算していただきたい。
機密書類の未処理在庫と、その業者の処理能力を。
いったいこの業者は回収から処理終了まで、どのくらいの時間を要しているのか？
その答えは非常に重要なのです。
「作業現場を、サッと見回す。」
ここでは3つのチェックをしてください。
（１）セキュリティーがちゃんとしているか？
これも意外に思われるかもしれませんが、残念ながら、
古紙の業界は、機密書類への認識が、まだ十分ではありません。
何十年も、「古紙は古紙」としか見ていなかったのです。
お客様のところでは機密書類でも、自分たちの作業場に入れば古紙。
セキュリティーが十分ではない業者が多いのは事実です。
（２）機械がちゃんと稼動しているか？
（３）出荷待ちの古紙の中に、原型のままの書類はないか？
あなたが訪問した際に、機械が稼動しているのは当然です。
問題は、日常的に稼動している証拠が確認できるかです。
シュレッダー係などに、ぜひ、直接話を聞いてみると良いでしょう。
なぜか？
これは（３）のチェックと重ねて説明します。
もともと、古紙にはシュレッダーするという習慣がありませんでした。
そして現在、
情報漏えい防止のためにシュレッダー処理をしますといっても、
古紙をシュレッダーしたからといって、
製紙メーカーに高い価格で納品できるというわけではありません。
すなわち、シュレッダー処理しているかどうかは、
処理業者のモラルによってしか支えられていないのです。
面倒な処理工程をわざわざ行うということは、お客様との約束とはいえ、
処理業者のプライド、お客様への誠意でしかないのです。
作業場の隅に、ビニールにぐるぐる巻きにされた、
もしくは大きな袋に詰められた書類の塊があるかもしれない。
よく観察してみてください。
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