お客様との話し合いから
2006年08月16日
お客様からよくいただくご質問です。
「営業所がいくつかある場合、契約の手続き
はどのように行えばよろしいですか？」
私どもといたしましては、営業所ごと、支店ごとに
ご契約をいただく必要はございません。
ただし、お客様のご都合として 「契約書を含め、
すべてを別管理にしておきたい」 というご要望が
ある場合は、別契約として手続きを取らさせてい
ただくことも可能です。
したがって、お客様ごとにご要望が異なりますの
で、お申込の際にご相談を承っております。
しかし、ひとつだけ、ご注意をいただきたいことが
あります。
回収場所が複数になると、事務上の混乱が生じ
やすくなります。事務スタッフも細心の注意を払っ
ておりますが、以下の事項につきましては明確
なご指示をお伝えください。
①回収場所ごとの 「住所」 「電話番号」 「担当者名」
②細断処理終了証明書の名義、および請求書の名義
③細断処理終了証明書の郵送先、および請求書の郵送先
今まで多くのお客様をサポートさせていただく中で、
お客様が希望する管理体制には様々なパターン
が存在し、個別の対応が必要であると理解して
おります。
多くの営業所をサポートさせていただくことは、
私どもの喜びでもあります。あなた様の近くに、
書類をためて困っている方はいらっしゃいませんか？
「シュレッダー処理してくれるところあるよ！」と、
ぜひ、抹消仕事人を広めていただけると嬉しいです。
2006年04月25日
「書類の箱は玄関にまとめておかないとダメですか？」
このようなご質問をよくいただきます。
もちろん、そこまで作業していただかなくて大丈夫です。
書類は箱に詰めると大変に重いので、ちょっと動かすだ
けでも重労働。「しょせん紙だ」 と思って甘く見ていると
腰を痛めてしまいます。
ですから、箱詰め作業まではお客様にお願いしており
ますが、搬出作業はスタッフが請け負っております。
必ず2名以上でお伺いさせていただくので、お客様の
お仕事の邪魔にならないよう、迅速に作業をいたします。
自社でシュレッダーをするよりずっと早く、書類が目の前
から消えていきます。搬出作業が終わってオフィスがスッキリ
した時が
「あぁ～ラク～」
と一番実感していただける瞬間のようです。
抹消仕事人はシュレッダーのプロであると同時に、文書
箱取扱いのプロでもあります。重たい箱の持ち方、積み
上げ方、台車の動かし方、すべてにおいて慣れておりま
すので、搬出作業も安心してお任せください。
もちろん、エレベーターがないビルでも大丈夫。文書箱を
持っての階段の上り下りも、笑顔を絶やさず頑張ります！
2005年12月09日
「箱の数が少なくても、回収に来てもらえるんですか？」
「はい。大丈夫ですよ。」
「もし、1箱でも回収に来てくれるんですか？」
「はい。大丈夫ですよ。」
通常、箱数が少ないとおっしゃるお客様でも、
数箱の書類が溜まっていることが多いのですが、
ごく稀に、本当に１箱の回収を依頼されることがあります。
私どもの回収トラックは東京23区内を巡回しておりますので、
遠いところからわざわざ回収にお伺いするというわけではありません。
したがって、箱数の多い少ないは問題なく対応しております。
（神奈川・千葉・埼玉エリアも大丈夫です。）
おそらく、お客様にとっては、１箱であっても、
自社でシュレッダーすることは大変だと思うのです。
数枚を手にとってシュレッダーを繰り返す作業時間・・・
そのあとのシュレッダー屑の整理・・・
そこで、私どもの出番。
「お客様にすごく喜んでいただけました！」
スタッフからの笑顔の報告は、会社のエネルギーです。
お客様の喜びと、私どもの喜びが重なっていくことで、
良いサービスを継続的に提供することができるのだと思います。
もちろん、お伺いする以上は、お客様からたくさんの書類を
お預りした方が業務効率は良いのですが、私どもは、
「ありがとう。助かったよ。」
というひと言がとても嬉しいのです。
重たい書類を運んで体が疲れていても、
どんなに汗をかいていても、そのひと言で報われます。
個人情報保護法の施行以来、社会の情報管理意識は
急激に高まっており、私どもへの毎日のお問い合せも、
“企業規模を問わず” の状態です。
人材、時間、空間の有効活用が必要なのは、
むしろ中堅中小企業なのかもしれません。
アウトソーシングを上手に活用していただければと思います。
2005年10月11日
「『証明写真やＶＴＲで、処理状況が確認できます』って、よくありますよね。
あれって、本当に自分たちの会社の書類だってこと、判別できますか？」
今日、訪問させていただいたお客様との会話です。
そもそも「作業終了がきちんと確認できる業者にお願いしたい」 という理由で、
抹消仕事人を選択していただいたとのこと。
であれば、きちんと説明しなくては。
実は、そこも抹消仕事人の強みなんです。
“こだわり”部分なので、少しお話させてください。
一般的な処理業者の立場で説明すると、
確かに最近は、お客様の要望が強まっていて、
証明書にプラスして、写真やＶＴＲを添付するサービスが増えています。
しかし、なにぶん多くのお客様から膨大な書類が集まってくるので、
通常は、お客様1社1社の書類を追跡しきれないのが実情です。
したがって、
「処理されているモノがお客様からお預かりした書類である」
と断定できるレベルの証拠を添付することは難しいのです。
しかし、私たち抹消仕事人は、現在その難しいことに挑戦しています。
お客様が一番納得される証明書、もらって嬉しい証明書とは、
どのようなものでしょうか？
処理した日付と処理した物件、そして業者の印鑑があれば
それで良いのでしょうか？
もちろん、それで十分というお客様もいらっしゃいます。
しかし、
「文字だけの証明書は、なんか信用できない。やはり映像が欲しい」
と思われるお客様も、多いのではないでしょうか？
抹消仕事人の証明写真は、
「お客様に納得していただける写真でありたい」
という思いを込めて撮影しております。
ですから、なるべく書類をアップに写して、
「お客様の書類である」 と判別していただけるように心掛けております。
自分がその書類の管理担当者になったつもりで、
「この写真なら納得できる！」
という写真を添付するよう、スタッフに指示しています。
正直に申し上げて、これはなかなか大変な作業です。
自社の大型シュレッダーで処理しているとはいえ、
1社ごとに作業中の写真を撮るのは、かなり面倒な管理が必要です。
専属カメラマンはいません。スタッフが一所懸命に撮影しています。
シャッターチャンスは本当に短い時間なので、
全てが完璧な写真というわけにはいきませんが、
なんとか、お客様の書類が処理されているその瞬間を
きちんとお届けしたいと思っています。
はたして、
「あっ、これ本当にうちの書類だ！」
と気が付いてくださるお客様は、どれほどいらっしゃるでしょうか？
仕事人の情熱は、そんなこだわりにもあるのです。
2005年10月03日
あるお客様との電話でのやり取り。
お客様 「すぐに処理してもらえんるんですか？」
私 「はい。すぐに処理できます。」
お客様 「本当ですか？どのようにすぐ処理するのですか？」
よく勉強されているなぁ、と思います。
お客様に 「本当ですか？」 と改めて聞かれて、
「本当です。」 と応えられる業者は意外に少ないのです。
しかも、処理方法まで突っ込んでくるお客様は、 真剣にご検討されているのだなと感じます。
ただし、せっかくそこまで鋭い質問をしても、処理業者の
「すぐに処理いたします」
「安心して任せてください」
「証明書を発行いたします」
などの言葉を、疑いもなく信じるのはやめた方がよいでしょう。
「大丈夫ですか？」と聞かれて、「うちは大丈夫じゃないです。」と
答える業者があるでしょうか？
いやいや、笑い事じゃないです。
簡単な言葉だけで納得されてしまうお客様って、本当に多いんです。
本当に、いつでも、すぐに処理できる体制が整っているのか？
納得がいくまで、しつこくしつこく聞いてください。
当たり前の自己防衛策ですが、
「専門知識がないから、どうせよくわからない」
という理由で、業者の言葉を鵜呑みにしてしまうのはリスクを背負うことになります。
本当に処理できる能力があって、お客様を第一に考える業者であれば、
親切丁寧に教えてくれるはずです。
そもそも、きちんとした説明もろくにできない業者に、
大切な機密文書を任せたいでしょうか？
情報漏洩を防ぐ大切な第一歩です。
処理業者としっかりとコミュニケーションをとってから
ご決断いただければと思います。
手前みそになりますが、簡単に読める小冊子あります。
処理業者を選ぶ前に、知らないと後悔する予備知識。
↓ ↓ ↓ ↓ ↓ ↓ ↓ ↓
ご請求はこちらから
|
Syndicate this site (XML)