自社でシュレッダーをしていただく場合と、抹消仕事人をご利用いただいた場合のコスト比較です。
一般的なシュレッダー処理では、意外に多くの費用がかかってしまいます。
社内でシュレッダー処理することの５つの負担とリスク
現在の機密文書の管理に、どのようなお悩みやご不安をお持ちでしょうか？
個人情報保護法の施行により、情報漏洩は、即、企業の損失につながる時代となりました。
悪意のない事故であっても、情報漏洩の事故を起こしてしまうと顧客の信頼を一気に失ってしまいます。マスコミに報道されるケースでは、業績へのダメージは計り知れません。
情報セキュリティの強化と、仕事の効率化・コスト削減の両立は頭の痛い問題です。
「社内でシュレッダー処理することによるコストやリスク」について真剣にお考えのことと思います。
社内でシュレッダー処理をする場合に抱える負担・リスクについて、以下に整理してみましょう。
１ 金銭的負担
上記に分析の通りです。
人件費を中心に大きなコスト負担が生じています。
段ボール3箱で、およそ9千円のコストダウン。
段ボール30箱で、およそ9万円のコストダウンです。
シュレッダーをするための準備と、その後の掃除・ゴミ処理にも相当な時間を要するため、作業負担は予想以上に大きくなります。
２ 社員の負担増加
社員にとって、単純作業は手間や時間の負担になるばかりではなく精神的な負担になります。
自分の力を本来の営業に注力できれば、ビジネスの効率化だけでなく社員の士気も上がります。
また、シュレッダーの騒音は意外に大きいので、静かな職場では仕事の障害になります。
単純なオペレーションは外部委託が有効です。
３ セキュリティ施策の徹底が困難になるリスク
どんなに優れたセキュリティ体制を構築しても、社内に徹底することはなかなか困難です。
営業時間中の忙しい社員は書類管理に対する意識が行き届かない可能性があります。
個人情報に関する書類がゴミ箱に放置されたり、重要な書類が机の上に出しっぱなしになるなど、
情報漏洩リスクが高まります。
機密文書からの情報漏洩を防止するためには「処理方法が安全であること」がもっとも重要ですが、
その管理体制を継続するためには「面倒でないこと」も非常に重要になります。
４ 急に発生する大量の書類廃棄への負担
年間で見ると書類廃棄が大量に発生する時期があります。年末や年度末、保存文書の期限切れ等です。一気に処分すると負担が大きいという理由で、毎月少しずつシュレッダー処理をしているケースがあります。
不要な書類を長々と処分することは情報漏洩リスクが高まるだけでなく、貴重な労力の機会損失が継続することにもなります。
５ 情報漏洩事故のリスク
万が一、情報漏洩が起きてしまった場合、記録が残らないシュレッダー処理は原因の突き止めが困難です。また、社員以外のパートスタッフ、アルバイトスタッフにシュレッダー処理を任せている場合は、その個人と会社との責任問題が複雑になる可能性があります。
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以上のように、これらは明らかに負担でありリスクですが、“今すぐ解決が必要な緊急課題”というわけではありません。したがって、多くの企業はアウトソーシングのタイミングがつかめずに、社内でのシュレッダー処理を継続しています。
しかし、現在、機密文書の管理にお悩みやご不安をお持ちになっているということは、今こそ、アウトソーシングサービスをお試しいただくタイミングではないでしょうか。
セキュリティの安全基準をクリアし、かつ、コストを大幅に削減できるような機密文書廃棄の専門の委託先があれば、有力な解決策になります。
抹消仕事人は１箱からご利用可能です。プロの機密文書処理専門企業として、信頼できるサービスでお手伝いいたします。低コストで便利で安全な書類廃棄の実現に向けて、ぜひ一度お試ください。
